PME : 5 logiciels pour simplifier votre gestion

En tant que gérant d’une PME, vous êtes constamment à la recherche de méthodes pour améliorer vos performances. Vous devez donc mettre en place des stratégies qui faciliteront la gestion de votre entreprise. Vous pourrez ainsi vous libérer des tâches secondaires et vous concentrer davantage sur les plus importantes. Avec une bonne gestion, vous augmenterez votre productivité et votre compétitivité sur le marché. Il existe aujourd’hui des logiciels qui peuvent vous faire gagner du temps dans la gestion de votre entreprise.

Les logiciels de facturation pour une meilleure gestion

Ils sont ergonomiques et accessibles depuis votre ordinateur, votre tablette ou même votre smartphone. Avec ces logiciels, votre facturation est à votre portée en ligne à tout moment. Vous pouvez également vous connecter de n’importe où. Sécurisés, ils sont conçus pour vous faire gagner du temps. Ils protègent efficacement vos données contre le piratage, des sauvegardes sont effectuées plusieurs fois par jour.

Les logiciels de facturation vous aident à trouver plus facilement les informations concernant vos factures. Vous avez alors une vue plus claire de vos factures impayées, non soldées ou en retard de paiement. Vous pouvez relancer régulièrement vos clients afin de vous faire payer. Se tourner vers l’utilisation d’un logiciel de facturation, simplifie le traitement des factures de votre PME.

Ces logiciels calculent en temps réel votre chiffre d’affaires et vous donnent accès à des statistiques de facturation en fonction de différents critères. Il s’agit notamment :

• du taux de TVA,
• des représentants,
• du pays de l’entreprise,
• de la famille d’articles,
• de la famille de clients, etc.

En utilisant les logiciels de facturation, vous avez accès à des fiches clients. Ces dernières vous permettent de regrouper les informations disponibles sur vos tiers en un seul endroit.

Vous avez une vision globale des informations liées à vos contacts, et à la gestion commerciale de votre entreprise. Vous pouvez observer les devis et les factures en cours ainsi que vos notes personnelles relatives à vos clients ou prospects. Les logiciels de facturation favorisent le suivi de vos documents commerciaux, avec des statuts que vous pouvez personnaliser. Ils offrent une gestion commerciale simplifiée avec une facturation plus rapide.

Un autre avantage qu’offre l’utilisation de ces logiciels est la création d’un catalogue de vos articles. Vous ne perdez plus de temps dans la recherche de la description de vos articles ou de leur prix, lorsque vous devez émettre une facture. En un clic, vous pouvez intégrer vos produits et services dans vos devis et factures.

Pour utiliser ces logiciels, vous n’avez pas forcément besoin de souscrire un abonnement, vous pouvez payer des forfaits. Vous pouvez également définir des droits d’accès et des restrictions pour d’autres utilisateurs.

Les logiciels de paie pour votre PME

Les logiciels de paie sont des outils indispensables pour les PME. Ils vous permettent de dématérialiser et d’automatiser les processus administratifs et comptables liés à la gestion de la paie. Vous avez l’opportunité d’internaliser tout le processus de rémunération de vos employés.

Vous bénéficiez d’une saisie simplifiée pour vos services de comptabilité, ainsi que de la transmission sécurisée de vos données salariales aux institutions concernées. Il s’agit des assureurs, de l’administration fiscale, des AVS, etc.

Les logiciels de gestion de paie traitent toute votre masse salariale en un temps record. Vous avez aussi la possibilité de gérer les rémunérations variables avec l’administration des éléments de salaire, l’exportation et l’importation de vos données.

Vous pouvez traiter les informations relatives à plusieurs sociétés et à plusieurs contrats avec un même logiciel. Les données salariales sont électroniquement transmises aux administrations. Ces logiciels s’adaptent facilement aux spécificités de votre secteur d’activité. Ils sont flexibles, simples et disposent souvent d’un support hotline.

Les logiciels SIRH

Les SIRH ou Systèmes d’Informations de Ressources Humaines sont des interfaces, entre les techniques de l’information et de la communication et la gestion des ressources humaines. Ils permettent d’intégrer des fonctions comme la paie, les prestations sociales ou la GRH ou encore de créer des liaisons fonctionnelles.

Ils sont accessibles à vos collaborateurs depuis une seule plateforme ou depuis le web. Les SIRH donnent l’occasion d’automatiser des tâches redondantes et chronophages qui incombent généralement aux Ressources Humaines. Cela aide à gagner en productivité et à diminuer les coûts. Vous n’aurez plus à utiliser divers logiciels pour réaliser vos tâches, mais un seul.

Les systèmes embarqués permettent d’effectuer les tâches selon un cahier de charges que vous auriez préétabli. Vous pourrez donc automatiser de nombreuses tâches comme la gestion des congés ou autres tâches administratives.

Vous pouvez vous procurer des SIRH de type Saas (Service As A Software) qui sont accessibles en ligne. Ils ne seront pas directement installés sur vos ordinateurs, mais disponibles sur un serveur. Vous ne paierez que votre consommation puisque les charges de maintenances et d’infrastructures sont externalisées.

Les logiciels de Gestion des Stocks

Ces logiciels aident à gérer les opérations quotidiennes de votre entrepôt. Ils vous permettent de vérifier l’emplacement de vos produits et optimisent la gestion de l’espace. En les utilisant, vous facilitez le travail et les déplacements et diminuez les coûts relatifs au stockage.

Ces logiciels sont particulièrement adaptés à votre PME, si vous opérez dans le domaine du commerce de produits physiques. Vous pouvez grâce à eux planifier vos stocks avec la gestion des entrées et sorties. Ils s’adaptent facilement à la saisonnalité des ventes.

Vous pouvez donc contacter vos fournisseurs à temps pour ne plus être en rupture de stock, adapter le stockage aux besoins réels et faire des économies. Vous pourrez par exemple écouler les produits dont la date de péremption se rapproche et éviter le gaspillage.

Certains logiciels de gestion des stocks vous envoient des alertes lorsque la quantité d’un produit est en dessous du seuil minimal. Ils facilitent les inventaires et impriment vos étiquettes, bons de commandes et de livraisons. De plus, tous les membres de votre entreprise ont accès aux stocks en temps réel. Les services de vente et de fabrication pourront adapter leurs travaux en fonction des besoins de l’entreprise, au fur et à mesure que les stocks diminuent.

Les chatbots pour une gestion plus fluide

Ce sont des logiciels qui interagissent avec vos clients ou prospects et simulent des conversations comme des êtres humains. Il existe plusieurs types de chatbots. Vous devez en choisir un selon les besoins de votre entreprise. Ils agissent comme des agents virtuels qui vous aident à traiter les problématiques liées au service client, et soutiennent vos employés. En utilisant un chatbot, vous obtenez un meilleur service client et bénéficiez d’une réduction des coûts. Cela générera pour votre entreprise un retour sur investissement élevé.

En vous servant d’un chatbot dans la gestion de votre service clientèle, vous accélérez votre cycle de vente et générez davantage de prospects. Vous parviendrez également à fidéliser vos clients, car ils se sentiront écoutés et importants. Vous automatisez des tâches simples et aidez vos employés à consulter les procédures et autres documentations internes de l’entreprise.

Vous pouvez utiliser ce logiciel dans plusieurs domaines, notamment en service client, en ressources humaines, en finances et en comptabilité, en marketing, etc.

Vos employés peuvent s’en servir pour poser leurs congés, remplir leurs notes de frais, envoyer des offres ciblées à vos clients fidèles, etc. Les chatbots représentent une passerelle essentielle entre vos clients, vos employés et l’importante quantité d’informations avec lesquelles ils interagissent.

Ces logiciels ont tous pour but de simplifier la gestion de votre entreprise. Ils sont essentiels pour dégager plus de temps pour l’amélioration de vos services et produits.

Thierry Janguin