Facilitez la gestion en entreprise

Lorsqu’on se lance dans l’entreprenariat, on a comme idée de pouvoir enfin se consacrer à son activité et exercer librement son métier. En réalité, ce n’est pas le cas, il y a plein de paramètres à connaître. Pour vous aider à gagner du temps afin de vous concentrer sur votre métier, il existe des astuces qui faciliteront la gestion de votre entreprise au quotidien, comme une pointeuse ou certains logiciels.

Utilisez une pointeuse et un outil de facturation en ligne

Les pointeuses-badgeuses, comme ce que propose TimeCard Europe sont très faciles à utiliser pour le personnel. Le salarié appuie sur un bouton de la badgeuse et allume l’appareil. Ensuite, il passe son badge dans le lecteur. La pointeuse enregistre automatiquement le numéro du badge, la date et l’heure. En d’autres termes, c’est un appareil qui vous permet d’automatiser le système de pointage de votre entreprise.

Par ailleurs, pour gagner du temps, il est recommandé de créer vos factures et devis sur un logiciel de facturation en ligne. En effet, de nombreux outils peuvent vous permettre de créer des devis liés à vos prospects très simplement et de les transformer en facture en un clic.

Réunissez toutes les informations de vos clients dans un CRM

La première étape pour simplifier votre gestion consiste à adopter un CRM (Customer Relationship Management). Finis les rappels de prospection à enregistrer manuellement et les listes de clients sur Excel. La gestion commerciale de votre entreprise est centralisée et automatisée par le CRM pour simplifier votre quotidien.

Parmi les informations qui peuvent être sauvegardées dans un CRM, nous pouvons citer :

• le suivi de la prospection et des commandes des clients,
• l’intégration du CRM aux emails pour rendre la prospection facile,
• la connexion à votre agenda pour la gestion des rendez-vous en un clic,
• l’envoi d’emailings segmentés en fonction des profils de vos prospects et clients.

Concrètement, cet outil centralise les informations des clients et prospects de façon à ce que vos informations soient toujours à jour même en travaillant avec une petite équipe.

Facilitez le partage de documents avec votre comptable

Étant entrepreneur, vous avez peut-être décidé d’externaliser la comptabilité de votre entreprise. Vous gagnez ainsi un temps précieux.

Cependant, pour faciliter les échanges avec votre comptable, il existe des logiciels pouvant lui permettre de consulter vos mouvements de trésorerie et d’exporter vos données comptables dans le format de votre choix. Vous pourrez également consulter toutes vos recettes, vos dépenses et l’évolution de votre chiffre d’affaires et tout cela au même endroit.

Suivez votre relation client de près

Tout entrepreneur doit garder en tête que l’un des facteurs clés du succès d’une entreprise est d‘avoir un bon service client. Prenez donc le soin de satisfaire vos clients en suivant attentivement le traitement des retours, des réclamations et en répondant vite aux requêtes des consommateurs.

Soignez les ressources humaines

Peu importe le nombre de salariés de votre entreprise, la gestion des ressources humaines nécessite chaque mois beaucoup de travail. En optant pour un outil de gestion RH, vous pourrez gagner énormément du temps sur la création des notes de frais, le registre du personnel, la gestion des absences et des congés etc.

Embauchez des personnes intelligentes

La plupart des dirigeants d’entreprise célèbres se basent sur une chose : il est plus avantageux d’embaucher des personnes plus intelligentes que soi. La majorité des chefs d’entreprise savent que leurs employés sont très précieux pour eux et que le fait d’embaucher des individus ayant des points de vue différents multipliera les chances de réussite.

En effet, un principe clé de la gestion des employés d’une entreprise consiste à avoir des informations sur les compétences des personnes que vous envisagez d’embaucher. Il est conseillé de prendre suffisamment votre temps au cours du processus d’entretien. Cela vous permettra de déterminer les personnes qui vous aideront réellement à faire progresser votre entreprise.

Si vous constatez une erreur au cours de l’embauche, agissez rapidement afin de corriger la situation. Un employé qui a des idées négatives ou une mauvaise éthique de travail peut facilement entraîner la chute de l’entreprise.

Utilisez des logiciels performants

D’abord, utiliser un logiciel vous fait inévitablement gagner du temps. Après avoir bien paramétré votre outil, une partie des éléments se rempliront automatiquement. Avec un logiciel, vous aurez :

• L’amélioration de l’organisation du travail : tout est classé dans un endroit précis. De plus, les informations sont mises à jour à temps, ce qui facilite le travail en équipe.
• Un gain d’argent : le temps gagné grâce à cet outil vous permettra de gagner de l’argent. Vous ne passerez plus tout le temps sur votre métier, ce qui vous permettra de vous concentrer sur des missions que vous aviez mises de côté.
• Une meilleure gestion administrative : vous pourrez gérer très facilement votre quotidien par une vue d’ensemble des projets en cours, des activités en cour et des entrées d’argent. De même, vous aurez la possibilité d’évaluer vos performances et celles de votre équipe tout en faisant évoluer vos services.

De nos jours, la gestion d’une entreprise peut être rendue plus efficiente. Suivez simplement ces astuces, vous ne serez pas déçu. Choisissez les meilleurs logiciels et essayez de les adapter à vos activités.

Thierry Janguin