Gestion d’entreprise : des solutions pour vous faciliter la vie

La gestion d’une entreprise implique une multitude de tâches. En tant que dirigeant, vous devez faire preuve d’organisation et prendre des décisions déterminantes. Aucun aspect du fonctionnement de votre entreprise ne doit vous échapper. De toute évidence, vous ne pouvez pas gérer une entreprise tout(e) seul(e). Il vous faudra confier des tâches à des collaborateurs, externaliser des activités, utiliser divers outils, etc. Voici un article qui présente quelques solutions pour vous faciliter la vie au quotidien dans le cadre de la gestion d’entreprise !

Ayez recours à la permanence téléphonique

S’il y a une chose que toutes les entreprises ont à cœur, c’est la satisfaction de la clientèle. C’est ce qui leur permet d’acquérir de la notoriété et de s’imposer sur leurs segments de marché. Pour répondre aux attentes des clients et du public cible en général, votre entreprise doit être à leur écoute. Ce rôle est traditionnellement joué par les standardistes au sein des structures. Cependant, pour vous positionner au mieux face à la concurrence, pensez à la permanence téléphonique.

Vous bénéficierez en effet d’un service de téléphonie complet. Une agence de permanence téléphonique dispose de toute une équipe de professionnels qui gère les appels téléphoniques des entreprises. Elle permet à votre structure de recevoir les appels des consommateurs dans les meilleurs délais. En ayant recours à une société spécialiste du télésecrétariat comme A3Com, votre entreprise sera disponible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24.

Il s’agit là d’un avantage non négligeable qui optimisera la gestion de votre entité. L’intérêt de solliciter une agence de permanence téléphonique est multiple. Le service est personnalisé selon les attentes de l’entreprise qui y a recours. Vous aurez à donner des consignes à la structure partenaire afin que ses agents répondent aux correspondants comme il le faut. Ceux-ci devront notamment fournir des renseignements précis aux clients et prospects comme s’ils travaillaient dans votre entreprise.

Le service de permanence téléphonique permet d’effectuer le suivi des demandes d’intervention, favorisant ainsi la satisfaction de la clientèle. Quel que soit votre domaine d’activité, vous trouverez des téléopérateurs capables de vous faciliter la gestion de vos astreintes téléphoniques. En plus de leurs agents, certaines sociétés de télésecrétariat utilisent et mettent à disposition des entreprises des applications spécifiques.

Avec un tel outil, vous pouvez facilement partager vos messageries, agendas et contacts avec le service de permanence téléphonique. Cela permet d’affiner le traitement des appels et de répondre à toutes les demandes d’informations des correspondants. La sollicitation d’une agence de permanence téléphonique vous facilite la vie en ce qui concerne la gestion de la relation client.

Utilisez un logiciel de gestion

De nos jours, les outils numériques sont indispensables pour optimiser le travail au sein d’une structure. Des logiciels dédiés à la gestion d’entreprise sont disponibles et apportent une véritable aide aux dirigeants. Ils servent à organiser les activités et à gagner du temps. Les fonctionnalités varient d’un logiciel à un autre. Les meilleurs outils sont faciles à prendre en main et permettent d’obtenir une nette plus-value.

Privilégiez notamment une solution de type ERP (Enterprise Ressource Planning) appelée PGI (Progiciel de Gestion Intégré) en français. Cet outil s’intègre dans le système d’information de l’entreprise. Cela regroupe toutes les données générées dans toutes les sections de l’entité. Ainsi il permet d’avoir une base de données complète qui favorise la gestion de l’entreprise. Un logiciel de gestion comporte généralement une variété de modules destinés à des tâches spécifiques.

Vous pouvez opter pour une solution qui dispose, entre autres, d’un module RH (Ressources Humaines). Ce dernier vous sera utile pour effectuer des recrutements, intégrer les nouveaux salariés dans l’entreprise, etc. La plupart des logiciels de gestion possèdent un module de partage d’agendas qui sert à l’amélioration des relations professionnelles. Ce module permet au chef d’entreprise d’organiser facilement des rencontres avec ses collaborateurs. Cette fonctionnalité est aussi utile pour instaurer ou optimiser le travail collaboratif dans l’ensemble de la structure.

Avec un module dédié à l’emailing, vous pourrez automatiser bien des opérations relatives à la gestion des correspondances par e-mails. Certains logiciels ERP servent à la gestion des finances et de la comptabilité. D’autres permettent de gérer les stocks de marchandises, les tâches commerciales, etc. Vous avez la latitude de choisir une solution répondant précisément à vos besoins. Avec l’usage d’un logiciel de gestion, votre entreprise gagnera sans doute en productivité.

Engagez un facility manager

Qu’il s’agisse d’une petite entreprise, d’une grande entreprise ou d’une entreprise de taille intermédiaire, le personnel doit travailler dans un environnement adéquat. Pour garantir des conditions de travail optimales à vos salariés en toute facilité, pensez à faire appel à un facility manager. Comme le laisse penser son titre, ce professionnel joue plusieurs rôles pour rendre sain et sécurisé l’environnement de travail.

Il s’occupe de services relatifs non seulement aux infrastructures, mais aussi aux utilisateurs. Il veille à la qualité des bâtiments, des équipements professionnels, etc. Le facility manager est souvent sollicité par les sociétés des secteurs de l’industrie, du BTP (Bâtiment Travaux Publics), etc. Ses compétences sont aussi utiles dans tout autre type d’entreprise. Le professionnel s’assure que les locaux professionnels répondent aux normes d’hygiène et de sécurité.

Le facility manager amène l’entreprise qui l’engage à respecter ses obligations légales de ce point de vue. Il planifie les interventions des différents prestataires chargés de rendre constamment les locaux viables et fonctionnels. Il tient un registre qui lui permet d’avoir une vue panoramique sur l’ensemble des activités des équipes de maintenance. Il collabore avec les services d’entretien, de conciergerie, de sécurité, de courrier, etc.

Le facility manager informe en temps réel l’entreprise qui l’emploie des faits importants concernant sa mission. Lorsqu’il repère des risques liés à la sécurité et/ou à l’hygiène, il prend des mesures en urgence pour régulariser la situation. Par ailleurs, le facility manager peut vous aider à maîtriser vos sorties de fonds. Il prend en compte les contraintes du budget de l’entreprise afin d’organiser ses tâches.

Il est capable de conseiller votre structure sur la gestion du patrimoine immobilier. Après analyse de votre situation, le facility manager peut vous proposer, par exemple, la reconversion de l’usage d’un bien immobilier. Il intervient aussi pour l’achat des équipements informatiques. Il sillonne le marché à la recherche de vendeurs d’appareils professionnels de qualité et à bons prix. En somme, un facility manager vous déchargera de nombreuses tâches de gestion.

Les astuces pour gérer au mieux votre entreprise

Dans le but de gérer efficacement votre entreprise, veillez à avoir une vision claire. Vous saurez ainsi les objectifs que vous devez poursuivre sur le court, le moyen et le long terme ainsi que les ressources à mobiliser. Nous vous conseillons d’élaborer votre stratégie d’entreprise afin d’avoir une ligne directrice précise. Pour gérer au mieux votre structure, vous devez surtout vous entourer des professionnels qu’il faut.

Il ne servirait à rien de vouloir exécuter vous-même toutes les tâches de gestion. En travaillant avec des collaborateurs qualifiés dans leurs domaines d’intervention, vous aurez le temps de vous concentrer sur des tâches spécifiques. Votre rôle principal en tant que dirigeant d’entreprise devrait consister à coordonner les activités des différents départements. Ne craignez donc pas de déléguer des tâches à des collaborateurs.

Pensez à faire appel à une agence de recrutement lorsqu’il s’agit de pourvoir des travailleurs à des postes. Vous pouvez ainsi être sûr(e) de profiter d’un recrutement qualitatif dans les délais prévus. S’il est capital de déléguer des activités à des collaborateurs et externaliser certains services, veillez néanmoins à avoir un regard sur tout.

Par exemple, assurez-vous que les déclarations fiscales, les paiements de salaire et autres tâches sont effectués à bonne date par les professionnels qui en sont chargés. Des outils numériques vous serviront à effectuer un suivi en temps réel de l’ensemble des opérations réalisées dans votre entreprise. Pour finir, n’hésitez pas à vous informer constamment sur les moyens d’améliorer votre mode de management.

Thierry Janguin