Tampon encreur : un essentiel pour les documents officiels

Tampon encreur : un essentiel pour les documents officiels

18/02/2024 Non Par Thierry Janguin

Originally posted 2022-05-03 15:23:03.

Malgré la prédominance du numérique, les documents officiels au format papier sont toujours d’actualité. Dans le monde des affaires, ces documents physiques ont besoin d’être authentifiés par le cachet de l’entreprise. Pour réaliser cette tâche, le tampon encreur se présente comme l’accessoire incontournable.

Pourquoi utiliser un tampon encreur en entreprise ?

Le tampon encreur est un accessoire qui sert à marquer différents supports. Dans le monde du business, il sert surtout à officialiser les documents comme les contrats, les factures, les bons de commande et les lettres recommandées en soulignant leur valeur. Permettant également d’identifier ou de reconnaitre une entreprise sur un document, il succède au sceau.

Le tampon encreur se compose du coussinet encreur, du timbre en caoutchouc et d’un manche. Il est nettement plus pratique que le cachet traditionnel. En entreprise, l’utilisation de tampons encreurs n’est pas obligatoire, en revanche, l’affichage de certaines informations aux clients et aux tiers l’est, sur des documents comme les factures et les devis.

Tampon encreur : un essentiel pour les documents officiels

Les différents types de tampons encreurs

Il existe 4 principaux types de tampons encreurs majoritairement utilisés en entreprise.

Le tampon encreur cachet d’entreprise

En général, le tampon encreur utilisé comme cachet d’entreprise affiche le logo et le nom de la société avec quelques informations utiles comme l’adresse de son siège et ses coordonnées. Il est également courant de renseigner le numéro RCS et le montant du capital social de l’entreprise. Pour les auto-entrepreneurs, il est recommandé d’y renseigner le numéro de SIRET ainsi que le code APE ou NAF.

Le tampon encreur commercial

Il s’agit du tampon utilisé pour une grande variété de tâches administratives. Il affiche une formule du type « Payé », « Confidentiel », « Urgent », « Reçu le… », etc. Ces indications facilitent la gestion et éventuellement l’archivage de documents.

Le tampon encreur dateur

Comme son nom l’indique, le tampon dateur permet d’apposer une date sur un document. Il peut s’agir d’une date de réception ou une date de paiement sur les factures par exemple. L’usage du tampon encreur va souvent de pair avec celui d’un tampon commercial avec la formule « Payé le » ou « Reçu le… » entre autres.

Le tampon de numérotation

Utilisé pour numéroter et classer des documents, il permet de marquer un chiffre sur document ou un dossier. En général, ces tampons affichent uniquement des chiffres qui peuvent être plus ou moins longs (1 à 6 chiffres), mais s’accompagner de textes personnalisés dans certains cas.

Le tampon encreur de signature

Il est utilisé pour apposer une signature sur un document. Les signatures ainsi marquées ont la même valeur juridique que les signatures faites à la main. Cet outil permet de gagner du temps lorsqu’il y a un volume important de documents à signer.

Les avantages du tampon encreur

Comme nous l’avons vu plus haut, le tampon encreur permet de fournir des informations concernant votre entreprise. L’usage de cet accessoire peut donc vous dispenser de l’emploi d’un papier à en-tête. Appliqué à l’extérieur d’une enveloppe, il informe le destinataire du caractère officiel de son contenu.

Au vu des différents types de tampons encreurs, on peut dire que cet accessoire facilite la réalisation de certaines procédures administratives et la gestion des documents au quotidien. On peut également évoquer l’aspect marketing des tampons encreurs utilisés comme cachets d’entreprise. Personnalisables, ils peuvent rehausser l’image et la crédibilité de l’entreprise.

Tampon encreur : un essentiel pour les documents officiels

“Engagé dans le secteur numérique depuis de nombreuses années, je dirige une entreprise française spécialisée dans l’amélioration des stratégies digitales. Animé par ma passion pour l’univers digital, je partage à travers mes écrits des conseils et des réflexions, offrant une perspective pratique forgée par des années d’expérience dans cette sphère en constante évolution.”