Facture dans BTP : quelles sont les obligations ?

La facture est un document édité par une structure juridique habilitée. Les sociétés et les entrepreneurs individuels en font partie et sont soumis dans certains cas à l’obligation de facturation, notamment dans le cadre de la vente de marchandises et des prestations de services entre professionnels. Retour sur les conditions précises de cette obligation et sur les particularités applicables dans le cadre des activités du bâtiment.

Facture entre professionnels

La facture est obligatoire dans le cadre des prestations de services ou des ventes de marchandises entre professionnels.

Ce document recoupe à lui seul plusieurs fonctions. Les informations relatives aux conditions de négociation de la vente et au montant à payer participent à sa fonction commerciale. Un contenu détaillé et exhaustif qui constitue également une preuve juridique et permet de constater le droit du vendeur d’exiger le règlement de la somme. Sur le plan comptable et fiscal, la facture, établie dans les règles de l’art, sert de justificatif au moment de l’établissement des comptes annuels et de support au contrôle de l’impôt ainsi qu’à la collecte et à la déduction de la TVA.

L’absence de facturation entre professionnels est sanctionnée d’une amende pouvant atteindre jusqu’à 75 000 € pour une personne physique et jusqu’à 375 000 € pour une personne morale. Les manquements répétés à l’obligation de facturation sont par ailleurs passibles d’une amende pouvant atteindre 150 000 € pour une personne physique et 750 000 € pour une personne morale. La répétition de la faute s’apprécie dans un délai de 2 ans à compter de la date de la première sanction.

Facture de pro à particulier

Dans le cadre de la facturation d’une prestation rendue ou de produits et marchandises vendues à un particulier par un professionnel, l’établissement d’une « note » peut être obligatoire. Il s’agit d’un document relativement moins détaillé que la facture. Le caractère obligatoire de la note varie sensiblement selon l’objet de la transaction.

Les prestations de services réalisées pour des particuliers peuvent sous certaines conditions conduire à l’obligation d’établissement d’une note. C’est notamment le cas lorsque :

• le montant, TVA comprise, dépasse 25 € ;
• ou si le client particulier en fait la demande.

S’agissant de la vente de marchandises à un particulier, la note est obligatoire si le client en fait la demande ou dans le cadre des ventes réalisées à distance entre les pays de l’Union Européenne.

Concrètement, pour l’artisan du bâtiment, cela signifie que la majeure partie de ses prestations tombent sous le coup d’une obligation de facturation en bonne et due forme, auprès de ses clients professionnels et particuliers.

Quelles sont les mentions obligatoires dans le bâtiment ?

La facture éditée par une entreprise du BTP doit, à l’image du devis, comporter certaines mentions obligatoires, avec en premier lieu les informations d’ordre général :

• la date de l’émission et la numérotation de la facture ;
• la date de la vente ou de la prestation de services ;
• l’identité de l’entreprise : raison sociale avec mention de la forme juridique, ou nom et prénom d’un entrepreneur individuel, adresse, numéro SIREN ou SIRET ou numéro au répertoire des métiers (RM) pour un artisan (SIREN + RM suivi du n° du département d’immatriculation) ;
• informations sur l’assurance professionnelle souscrite par l’artisan du bâtiment avec les coordonnées de l’assureur et la zone de couverture ;
• l’identité du client : nom ou dénomination sociale, adresse du domicile ou adresse du siège social et adresse de facturation ;
• le numéro individuel d’identification à la TVA de l’entreprise et le cas échéant du client professionnel si celui-ci est redevable de la TVA, pour les factures d’un montant supérieur à 150 € hors taxes (HT) ;
• la mention autoliquidation pour les factures de sous-traitance ;
• le cas échéant, le numéro du bon de commande.

Viennent ensuite les mentions obligatoires relatives aux prestations et produits fournis :

• la désignation des prestations, fournitures, matériaux ou équipements mis en œuvre et de la main d’œuvre engagée sur le chantier ;
• le détail des quantités et des prix, avec prix unitaire hors taxes de chaque élément de l’ouvrage ;
• la répartition selon le taux de TVA applicable et le montant total de la TVA ;
• la somme totale à payer hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC) ;
• les conditions rattachées à l’offre, avec, si applicables, le montant de l’acompte à payer à la commande, la retenue de garantie ou encore les réductions éventuelles.

Les conditions de règlement font également partie des mentions obligatoires. La facture doit ainsi indiquer la date de paiement et préciser, les conditions d’escompte applicables, le taux de pénalité exigible et le montant de l’indemnité forfaitaire en cas de retard.

Les logiciels de facturation dédiés aux métiers du BTP intègrent l’ensemble des mentions obligatoires et les spécificités propres aux prestations réalisées par les entreprises du secteur. Un outil simple et efficace pour créer des factures dans le bâtiment à la fois conformes et uniformes sur le plan de la présentation.

Quid des factures émises par voie électronique ?

Les factures émises par voie électronique comportent les mêmes mentions obligatoires et sont considérées comme des factures d’origine si le format a préalablement été accepté par le client. L’intégrité, la lisibilité et l’authenticité de la pièce peuvent être justifiées par :

• le recours à la signature électronique au moyen d’un certificat électronique qualifié ;
• la mise en place de contrôles garantissant une piste d’audit fiable entre la facture et la prestation de services ou la livraison du bien ;
• l’utilisation d’un progiciel de gestion intégré (PGI), d’échange informatisé de données (EDI) ou de tout autre moyen convenu par les parties pour la lecture d’un message structuré selon une norme sécurisée.

Attention, les systèmes utilisés par l’entreprise et par le client, dans le cadre d’une facture dématérialisée, doivent être compatibles et permettre d’apporter la preuve de la réception du document.

Marion Jullian