Comment gérer les travailleurs à distance et les équipes virtuelles ?

Le télétravail avait déjà commencé à devenir plus qu’une tendance, mais le coronavirus en a fait une véritable solution aux problèmes de déplacement et de distance. Entreprises et salariés privilégient aujourd’hui cette nouvelle organisation, qui est appelée à durer.

Ceci implique évidemment de nouveaux défis, en particulier pour les managers et responsables d’équipe :

• Comment guider les travailleurs en distance ?
• Comment gérer une équipe « virtuelle » ?

De nombreuses solutions existent pour que le télétravail soit au minimum tout aussi efficace que le travail de bureau.

Adieu papier, bonjour PDF !

Le format PDF est depuis longtemps le standard pour tout ce qui est document digitalisé, mais le travail à distance a définitivement entériné tous ses avantages. Aujourd’hui, plus personne n’imprime un PDF pour le lire, avant de le scanner pour l’envoyer !

Dans le cadre d’une équipe virtuelle, dans laquelle plusieurs participants travaillent sur un même projet, il devient nécessaire pour le responsable de pouvoir combiner les différents documents reçus. C’est une opération toute simple, avec les bons outils : pour plus d’informations, suivez ce lien.

La visioconférence, la clé du télétravail

Tous les médias en parlent : l’utilisation de la vidéoconférence a littéralement explosé ces dernières années.

Cette technologie n’a rien de nouveau (elle existe depuis le siècle dernier !), mais le monde entier semble l’avoir découverte en 2020… Et ne peut plus s’en passer depuis. Après quelques ajustements, aussi bien d’ordre technique que psychologique, la vidéoconférence est devenue normale pour ses utilisateurs, qui profitent aujourd’hui largement du confort qu’elle offre.

La visioconférence permet d’être en contact avec les membres de l’équipe rapidement, en toute simplicité. Plus besoin de réserver la salle de réunion !

L’importance des discussions quotidiennes

Gérer une équipe, ce n’est pas seulement organiser leur travail, c’est aussi prendre en compte la personnalité et les états d’âme de chacun. Cette notion de base avait été un peu oubliée au cours de la décennie précédente, quand il était devenu fréquent de passer devant un collègue sans prendre le temps de discuter avec lui : « Trop d’urgences à gérer, et de toute façon, on se voit tous les jours ».

Le travail a changé ceci. La disparition de la présence physique a rendu le contact avec l’autre plus important. La supervision d’une équipe virtuelle implique de courts rendez-vous quotidiens avec chaque membre, afin de :

• Discuter d’éventuelles difficultés pour avancer, et ainsi prévenir les retards et problèmes.
• Montrer son soutien et son intérêt dans le travail réalisé
• Développer le contact humain et motiver les équipes

Cela peut sembler contre-intuitif, mais le fait que le télétravail — lorsqu’il est bien géré — a rapproché les équipes !

La nécessité de superviser les équipes virtuelles

Pendant des années, les entreprises se sont basées sur le même argument pour limiter la diffusion du télétravail : « Comment s’assurer que les employés font bien leur travail s’ils sont à la maison et pas au bureau ? »

Il est vrai que les distractions sont bien plus nombreuses à domicile qu’au travail… ou pas ! Internet, Smartphone, pauses-café ou cigarettes à rallonge… Ne nous voilons pas la face : les distractions sont omniprésentes, même au bureau.

Des employés responsables

Que ce soit au bureau ou chez eux, les employés responsables feront leur travail. Et, le plus souvent, ils se montreront plus efficaces en télétravail, car ils perdent moins de temps dans les transports et se trouvent dans un environnement plus agréable.

Et ceux qui ne faisaient rien au bureau ? Il est probable que cela continue à être difficile de les superviser… Même si des études ont montré que « la peur de se faire prendre » les a rendus globalement plus efficaces depuis qu’ils sont en télétravail.

Une organisation du travail nécessaire

Même le travailleur le plus responsable du monde devient inutile s’il ne sait pas ce qu’il doit faire. L’organisation du travail et la maîtrise de l’avancement des projets sont absolument essentielles pour que le travail d’une équipe virtuelle soit efficace.

Les managers adeptes du « on verra le moment venu » risquent d’avoir plus de mal à s’adapter que ceux qui ont toujours privilégié un programme de travail bien structuré, dans lequel chacun sait ce qu’il doit faire, quand, et pourquoi.

Et la vie sociale dans tout ça ?

La véritable difficulté du télétravail est l’absence d’interactions sociales. Nos collègues nous énervaient quand on les voyait tous les jours, mais depuis que l’on est tout seul à la maison toute la journée, ils nous manquent…

Le responsable d’équipe ne peut résoudre complètement ce problème, mais diverses initiatives permettent d’en minimiser l’impact :

• La pause-café virtuelle. Les visioconférences sont pratiques pour le travail, mais sont aussi idéales pour se réunir de manière informelle. Une pause-café entre tous, un repas partagé, une « petite bière après le travail »… permet de rapprocher les membres d’une équipe virtuelle et d’éviter l’isolation sociale.
• Les événements réels. Le télétravail n’empêche pas les réunions réelles. Celles-ci peuvent être hebdomadaires, mensuelles, ou annuelles en fonction des possibilités et des besoins, et permettent de tisser des liens dans une équipe virtuelle. Combiner travail et « détente » est alors recommandé.

Les difficultés pour gérer une équipe de télétravailleurs sont bien réelles, mais loin d’être insurmontables. Un peu de temps est nécessaire pour s’adapter, mais les résultats se remarquent vite.

Marion Jullian