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Simplifier la gestion des notes de frais avec une application et une solution digitale

Karolina Grabowska at Pexels

Quelle application ou solution digitale pour simplifier la gestion des notes de frais ? Factures, reçus, tickets de caisse, etc. entre les formulaires de remboursement à remplir et les justificatifs égarés, l’administration des notes de frais et le contrôle des dépenses peuvent très vite devenir un vrai cauchemar. Toutefois, une panoplie de solutions digitales permet de transformer cette corvée en une simple opération de routine. Dans cet article, examinons les tenants et les aboutissants de la digitalisation de la gestion des notes de frais dans votre entreprise.

Pourquoi développer une solution dédiée à la gestion des notes de frais ?

Deux raisons permettent de répondre à cette question. Premièrement, le développement d’un outil ou d’une plateforme de ce type répond à la nécessité d’offrir un gain de temps à l’entreprise. Or, c’est en améliorant les outils techniques que ce but peut être atteint. En outre, en plus d’être contraignante, la « Gestion de notes de frais » à travers une plateforme numérique est une longue opération. Elle peut nécessiter l’intervention d’un prestataire externe et de plusieurs salariés. Pourtant, l’externalisation de la gestion comptable de votre entreprise est possible. En savoir plus sur cette problématique, rendez-vous sur le site https://www.expensya.com/fr.

Deuxièmement, grâce à l’outil informatique, les actions et les informations sont centralisées de sorte que la gestion des notes de frais soit l’affaire d’un seul et même employé. Les salariés déposent eux-mêmes leurs justificatifs des différentes notes de frais sur la plateforme électronique. Ensuite, l’application procède au calcul des indemnités kilométriques. Le salarié s’occupe des autres manipulations, ce qui offre à votre entreprise un important gain de temps à travers l’accélération globale du traitement.

La digitalisation permet de diminuer les risques d’erreurs financières

Lors du traitement classique des notes de frais, le comptable devait collecter les informations auprès des salariés pour ensuite les enregistrer de façon manuelle. Or, il arrive que certains travailleurs rechignent à transmettre leurs justificatifs au comptable, ce qui occasionne des retards dans le versement des indemnisations. De plus, la saisie manuelle des données chiffrées ainsi recueillies peut engendrer de multiples erreurs.

Le choix d’une solution logicielle performante permet d’éviter de telles erreurs. Parmi ses atouts, il y a la reconnaissance des factures et l’enregistrement automatique des justificatifs. Elle permet également d’informatiser les montants qui figurent sur chaque note de frais. Le gain de productivité est le principal avantage d’une telle solution. De plus, elle allie rapidité et performance pour une plus grande efficacité.

La gestion à distance des notes de frais, l’autre avantage de la digitalisation

Les déplacements fréquents font partie des éléments qui complexifient le travail des comptables en matière d’indemnisation des notes de frais. Il faut dire que la mobilité perpétuelle est ce qui caractérise certains salariés. Ces derniers passent rarement plus d’une journée sur le site de l’entreprise. Ils doivent constamment bouger, car cela fait partie de leur travail.

Cependant, cette mobilité permanente rend difficile le traitement de leurs notes de frais et partant leur indemnisation. Comme le salarié ne parvient pas toujours à fournir ses justificatifs, le service comptable traîne à l’indemniser.

Pourtant, des solutions logicielles permettant de contourner ce type de difficulté existent. Celles-ci permettent en effet de gérer les notes de frais de vos salariés à distance. En utilisant une bonne connexion Internet, le salarié peut se connecter à la plateforme de l’entreprise. Le dépôt des justificatifs se fait directement et le salarié peut même se faire indemniser à distance. Les notes de frais sont traitées avec rapidité et il n’est pas nécessaire, pour le salarié, d’aller toucher son indemnisation dans le bureau du comptable.

L’autre avantage de cette solution, c’est qu’elle est moins polluante donc, plus écologique. À titre d’illustration, la dématérialisation de cette procédure permet de réduire la consommation du papier, ce qui signifie moins d’arbres qui seront coupés. Par ailleurs, il n’est pas non plus nécessaire que le salarié photocopie ses factures ou ses justificatifs en raison de l’informatisation de ceux-ci.

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