La gestion des documents en entreprise
03/07/2024Chaque mois, une entreprise émet et reçoit plusieurs documents de divers ordres. Certains d’entre ces dossiers sont importants et doivent être conservés. D’où l’importance d’élaborer un bon plan de gestion des documents en entreprise. Par ailleurs, en quoi la gestion documentaire est-elle si importante en entreprise ? Comment y arriver ?
Qu’est-ce que la gestion des documents en entreprise ?
La gestion des documents implique le stockage, de protection, de mise à jour, de partage et de récupération des documents numériques. Elle permet par exemple de maîtriser et de respecter la durée de conservation des fiches de paie au sein de l’organisation. En cas d’audit de conformité, les entreprises doivent être en mesure de suivre et de récupérer des documents administratifs. Pour cela, la gestion documentaire recommande de s’assurer des éléments tels que :
- Temps de conservation adéquat ;
- Moyens de stockage ;
- Méthodes de suivi ;
- Solutions de récupération.
La stratégie de gestion des documents en entreprise permet évidemment de résoudre les problèmes de productivité. Mais elle permet également d’éviter des problèmes d’ordre juridique.
Quels sont les risques liés à une mauvaise gestion documentaire en entreprise ?
Une mauvaise gestion des documents en entreprise peut porter atteinte au fonctionnement de la structure. En effet, certaines erreurs peuvent entraîner la perte de certains documents importants tels que les fiches de paie et autres. De même, l’absence de système de gestion documentaire efficace peut impacter la productivité de l’entreprise. En effet, les employés perdront assez de temps pour rechercher un fichier en cas de besoin.
Ce temps pourrait être consacré à des missions beaucoup plus qualitatives. De plus, la mauvaise conservation des documents en entreprise est passible d’une amende de 5 000 euros à l’entreprise. Cette sanction est prévue par l’article 1734 du Code général des impôts. Enfin, le manque de stratégie de gestion documentaire efficace peut exposer l’entreprise à des risques de cyberattaques.
La mise en place d’un système de gestion des documents en entreprise : lequel choisir ?
De nos jours, les organisations se tournent de plus en plus vers des clouds pour le stockage et la gestion de leurs données. Par ailleurs, un bon système de gestion documentaire en entreprise doit fournir certaines fonctionnalités importantes.
Stockage et récupération
Un bon système de gestion documentaire doit être en mesure de stocker des documents de toute sorte de fichiers. De même, il doit fournir des outils pour l’organisation et la recherche des fichiers selon des critères personnalisables.
Capture de documents et OCR
La capture de documents permet aux entreprises de collecter le contenu de leurs documents par numérisation ou par imagerie photo. L’OCR (reconnaissance optique de caractère), quant à elle, permet de rechercher et de modifier le texte de tous les documents numérisés.
Collaboration
La fonctionnalité collaboration permet le partage et l’édition simultanée par plusieurs utilisateurs. Elle facilite le travail collaboratif et le suivi des modifications des documents dans un système de gestion documentaire.
Intégrations
Un système de gestion documentaire efficace doit pouvoir s’intégrer à d’autres systèmes de l’entreprise tels que les RH, le CRM et la comptabilité. Les intégrations permettent d’effectuer une recherche de texte dans tous les documents de l’entreprise.
Sécurité et conformité
Un système de gestion documentaire en entreprise doit être équipé de protocoles de sécurité standardisés et à jour. La sécurité et la conformité concernent les pistes d’audit et les capacités d’autorisation.
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