Gestion entreprise : les solutions pour gagner du temps

Gestion entreprise : les solutions pour gagner du temps

02/09/2022 Non Par Thierry Janguin

En matière de gestion d’entreprise, le temps tient une place très importante. C’est à lui que sont liées les notions de rendement ou encore de productivité. Il est donc opportun de tout faire pour en gagner même si l’organisation d’une structure dans son ensemble est, a priori, chronophage. Bien que la tâche semble presque impossible à réaliser, il existe des astuces et des solutions très utiles qui vous permettent d’atteindre cet objectif. Nous vous en donnons quelques-unes.

Externalisez les tâches administratives

Les tâches administratives ne font pas forcément partie des plus complexes qui sont effectuées au sein d’une entreprise. Cependant, il ne fait aucun doute qu’elles sont les plus récurrentes, donnant l’impression d’être interminables. De plus, lorsqu’elles ne sont pas éliminées au fur et à mesure, elles s’accumulent rapidement, créant ainsi une charge de travail énorme qui ne semble jamais diminuer. S’y atteler peut occuper une grande partie des journées. Afin de se concentrer sur d’autres tâches, penser à les externaliser pour gagner du temps dans son entreprise est une solution des plus astucieuses.

Qu’est-ce que l’externalisation ?

L’externalisation administrative est un concept à la fois simple et pratique. Il consiste à confier la réalisation d’une partie ou de la totalité des tâches à des prestataires externes à votre société. Il s’agit d’experts en la matière, capables d’assumer la responsabilité qui leur est transmise. Vous l’aurez compris, externaliser revient simplement à déléguer vos tâches administratives à des experts, la particularité de ces derniers étant qu’ils ne travaillent pas dans votre entreprise. Si vous décidez d’opter pour cette solution, vous n’aurez aucun mal à trouver des structures qui fournissent ce genre de services. Elles sont souvent constituées de personnes aux profils différents et spécialisées dans un domaine précis.

Comment l’externalisation vous fait gagner du temps ?

Lorsque vous confiez l’exécution de certaines tâches administratives à un prestataire externe, elles ne font littéralement plus partie de vos préoccupations. Par conséquent, elles ne représentent plus de cases à cocher dans votre emploi du temps. Tout ce que vous avez à faire est d’attendre qu’elles soient réalisées. Le temps qui devait y être consacré peut être de fait entièrement utilisé à d’autres fins pour vous permettre de progresser plus vite que prévu.

Gestion entreprise : les solutions pour gagner du temps

Occupez-vous des tâches prioritaires

Dans l’optique de gagner du temps dans votre gestion d’entreprise, vous devez remplir les missions avec une certaine méthodologie. La plus simple et aussi la plus efficace est certainement de vous occuper des tâches prioritaires en premier. De cette façon, vous êtes sûr de vous concentrer sur ce qui compte réellement à un moment donné.

Compte tenu de la quantité de travail, le plus difficile sera d’identifier aisément les activités qui l’emportent sur les autres. Heureusement, il existe des astuces qui vous aident à les retrouver sans mal. Au nombre des solutions exploitables, vous avez par exemple la matrice d’Eisenhower. Il s’agit d’un outil de gestion des tâches qui allie parfaitement simplicité et praticité.

Elle vous aide à hiérarchiser les différents travaux que vous devez effectuer en vous basant sur deux critères, l’importance et l’urgence. Ce sont les deux aspects qui impactent la priorité. Dans votre matrice, vous devez avoir quatre cadrans au total.

Tâches à faire immédiatement et à planifier

Le premier cadran de la matrice est celui des travaux « à faire ». Il est question de ceux qui sont relatifs à des délais bien déterminés dont le non-respect pourrait avoir des conséquences. Qu’il s’agisse de répercussions immédiates ou à long terme, ces tâches sont à réaliser immédiatement.

Le deuxième cadran de votre matrice est celui des travaux « à planifier ». Dans cette section, vous devez retrouver tout ce que vous devez faire et qui est important, mais pas urgent. Autrement dit, il n’y a aucune échéance.

Tâches à confier et tâches inutiles

Les troisième et quatrième sections de la matrice concernent respectivement les travaux « à déléguer » et ceux « à abandonner ». Les premiers sont urgents sans pour autant être importants. Même si vous ne les réalisez pas séance tenante, les incidences sur les activités de l’entreprise seront mineures, voire inexistantes.

À défaut de les éliminer, vous pouvez les déléguer. Quant aux seconds, ils font référence aux activités n’ayant aucune importance et étant encore moins urgentes. Vous ne gagnez donc rien à vous y consacrer. Comme la matrice d’Eisenhower, vous avez de nombreux autres outils de planification qui vous permettent de trouver facilement les tâches sur lesquelles vous focaliser, comme le système AGILE par exemple.

Traitez une tâche à la fois

Même lorsque vous avez une vision claire et précise des tâches les plus urgentes et importantes, vous ne devez pas vous précipiter. Une erreur que vous devez vous garder de commettre est d’essayer de toutes les réaliser simultanément. Cette manière de faire, en plus d’être inappropriée, vous fait utiliser plus de ressources pour des résultats nettement moins satisfaisants.

L’idéal est de vous attaquer au problème en cochant une case à la fois. Vous l’aurez compris, il faudra sélectionner une mission et la terminer avant de passer à la suivante. Ainsi, vous évitez de mettre la pression inutilement à votre personnel et employez de façon efficiente vos ressources. Bien entendu, deux missions relatives à deux services bien distincts peuvent être confiées simultanément.

L’essentiel est de ne pas vous retrouver avec des collaborateurs dispersés entre plusieurs choses urgentes à faire. En confiant les tâches les unes après les autres, vous garantissez le maximum de résultats et une meilleure performance. Chacune d’elles sera exécutée plus vite. Ce conseil vaut également pour vous-même. Même si les responsabilités qui pèsent sur vos épaules sont grandes, il ne sert à rien de vous accabler de travail. Cela ne serait que contre-productif.

Faites des pauses pour être plus productif

A priori, enchaîner les activités est le meilleur moyen de toutes les éliminer et d’avancer rapidement. Dans les faits, cette façon de procéder est tout sauf efficace. Que ce soit pour vous-même ou pour vos collaborateurs, elle n’aboutit qu’au « burn-out ». Vous finissez par atteindre vos limites plus vite que prévu. De plus, il vous faudra plus de temps pour être à nouveau au maximum de vos capacités.

Avec des employés en état de fatigue extrême, il ne risque pas d’y avoir de progrès significatifs. À titre illustratif, des tâches autrefois réalisées en une heure pourraient en prendre plusieurs. Lorsque vous regardez le tableau dans son ensemble, vous perdez plus de temps que vous n’en gagnez. Afin d’éviter ce désagrément, il suffira d’intégrer des pauses dans le planning. Ces moments, dédiés au repos, auront un effet plus que bénéfique sur la productivité. Ils aideront vos collaborateurs à se revigorer afin de continuer le travail dans de meilleures dispositions.

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Organisez votre espace de travail

L’espace de travail a un impact non négligeable sur les performances. Même si cela est loin d’être évident, la corrélation entre les deux éléments est réelle. Ainsi, pour améliorer votre gestion du temps en entreprise, vous pouvez réorganiser votre environnement de travail, y compris en télétravail. En termes simples, vous devez penser à le ranger et à le disposer de la façon la plus optimale possible.

En prenant la peine de le faire, vous remarquerez des améliorations à plusieurs niveaux. Premièrement, vous aurez tendance à être plus concentré. En effet, un espace caractérisé par du désordre peut perturber votre attention. Deuxièmement, vous perdrez moins de temps dans les recherches de documents physiques.

En entreprise, il est fréquent que certains documents soient difficiles à trouver malgré leur importance. La mauvaise organisation combinée à la production massive de documents y contribue fortement. En prenant le temps de mettre de l’ordre dans votre espace de travail, vous ne serez pas confronté à ce problème dans votre société. Tous les éléments sur support papier seront facilement accessibles.

Pour finir, l’organisation de l’espace a un effet réducteur sur le stress. De nombreuses études montrent des liens entre la sensation d’avoir trop de travail et l’agencement de l’environnement de travail : il en ressort alors que prendre le temps de ranger son espace pourra améliorer l’état d’esprit de l’ensemble des membres de l’entreprise.

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“Engagé dans le secteur numérique depuis de nombreuses années, je dirige une entreprise française spécialisée dans l’amélioration des stratégies digitales. Animé par ma passion pour l’univers digital, je partage à travers mes écrits des conseils et des réflexions, offrant une perspective pratique forgée par des années d’expérience dans cette sphère en constante évolution.”