Facturation : comment réduire les risques d’erreur ?
01/06/2022La délivrance d’une facture par une entreprise est obligatoire pour toute prestation de vente ou de service offerte à un professionnel. Il en va de même pour une prestation à l’égard d’un particulier lorsque le montant est supérieur à 25 euros TTC (toutes taxes comprises). Le professionnel est d’ailleurs contraint de fournir une facture à un client particulier si celui-ci le demande, quel que soit le montant de la transaction. La facturation est une tâche commune à toutes les entreprises, indépendamment de leurs tailles. Elle peut être chronophage si les bons outils ne sont pas utilisés. Les factures sont parfois délivrées avec des erreurs qui s’avèrent préjudiciables pour les entreprises concernées. Il est capital d’éviter de telles situations. Lisez ici comment réduire les risques d’erreur dans le cadre de la facturation !
Utilisez un logiciel de dématérialisation des factures
Lors de la saisie d’une facture, la fatigue et/ou l’inattention peuvent facilement vous amener à commettre des erreurs. Pour limiter les chances de survenue d’une erreur relative à la facturation, dotez-vous d’un outil d’aide. De nos jours, les logiciels de dématérialisation constituent de véritables solutions pour faciliter la gestion des factures au sein des entreprises. Un tel outil numérique vous permet avant tout de gagner du temps dans la réalisation des activités relatives à la facturation. Son usage vous fait donc éviter la fatigue. Vous aurez ainsi les idées claires pour accomplir votre tâche.
Un logiciel de dématérialisation la trempe de Deltic vous offre l’opportunité d’optimiser le traitement des factures. Avec cela, bien des processus sont automatisés, ce qui empêche l’apparition de bon nombre d’erreurs. Vous avez la possibilité de configurer l’outil de manière à préremplir les factures. Par exemple, avec un logiciel de digitalisation de la facturation, vous ne risquez pas de commettre des erreurs relatives à certaines mentions obligatoires. Cette solution numérique assure la traçabilité de la facturation. Un logiciel certifié vous donne des garanties concernant l’intégrité et la sauvegarde des données.
L’adoption d’un logiciel de dématérialisation des factures s’impose aux professionnels. Pour rappel, la loi de finances 2020 rend obligatoire la facturation électronique en marge des relations commerciales entre entreprises, dès 2024. Le but est d’apporter plus de transparence dans les transactions entre professionnels. Cette loi prouve que la marche vers la digitalisation des entreprises, notamment des opérations comptables, est inéluctable.
Suivez l’évolution de la fiscalité dans votre domaine
Le défaut d’information est l’une des causes des erreurs pouvant survenir lors de la facturation. Parfois, certaines taxes sont prises en compte au moment de la saisie d’une facture alors que cela ne devrait pas être le cas. Il arrive aussi que l’émetteur de la facture ne considère pas des taxes qui s’appliquent à la transaction. Dans l’un ou l’autre cas, l’erreur reste compromettante pour l’entreprise. N’oubliez pas que la facturation est de plus en plus encadrée, ce qui implique de nouvelles règles.
Si vous êtes chargé de la comptabilité ou du traitement des factures dans une entreprise, veuillez suivre l’actualité économique du pays. Vous saurez ainsi s’il y a de nouvelles normes et règles fiscales en vigueur. Vous serez au courant des modifications de réglementation, des ajustements de critères relatifs à une démarche, etc. Soulignons que les erreurs de facture liées à la fiscalité ont souvent rapport à l’application de la TVA à une entreprise étrangère. Pensez donc à vous informer davantage à ce propos.
Veillez à préciser le statut des factures en cas d’abonnement
La complexité de la facturation peut s’accentuer dans le cadre de la vente par abonnement. Dans ce cas, les factures sont délivrées très fréquemment, généralement tous les mois. Elles permettent de suivre l’évolution de la relation commerciale entre les deux parties. En marge des transactions basées sur l’abonnement, les factures ne sont pas forcément délivrées après paiement des prestations.
Afin d’éviter les erreurs et la confusion, indiquez clairement le statut des factures. Le client doit avoir une idée claire de la position de paiement même lorsqu’il lit sommairement sa facture. Précisez donc la mention « facture due », « facture payée » sur chacun de ces documents. Si le client n’est plus redevable vis-à-vis de votre entreprise à la date d’émission d’une facture, indiquez que le solde est nul. Vous pouvez ajouter la mention « Rien à payer » au niveau du solde.
Automatisez la représentation des échecs de paiement
Les échecs de paiement ne manquent pas dans les relations commerciales. Il est essentiel de les traiter au mieux afin d’assurer une facturation rapide et lisible. L’automatisation est la clé pour y parvenir. Ainsi, les échecs de paiement sont rapidement pris en compte et les relances effectuées dans les plus brefs délais. L’usage d’une plateforme de gestion ou d’un logiciel facilite la représentation des échecs de paiement. Cette solution vous permet de relancer facilement les clients afin qu’ils procèdent enfin au paiement de la prestation.
