Comment réaliser un rapport d’étonnement sur son entreprise ?
10/10/2024C’est devenu très courant comme habitude lors de la prise de poste dans les entreprises. Dans le but de progresser, elles exigent aux nouvelles recrues de produire un rapport d’étonnement après leur période d’essai. Ce travail peut s’avérer très pénible, surtout pour un nouvel employé. L’objectif de ce document est de recueillir du nouveau salarié son impression sur l’entreprise, son intégration, sa prise de fonction, l’ambiance et le système de travail. Mais, comment rédiger ce document ? La réponse ici.
À qui est destiné le rapport d’étonnement ?
Encore note d’observation critique, le rapport d’étonnement représente un document qui s’adresse essentiellement au manager direct de la nouvelle recrue. Mais, il peut être aussi destiné à la direction des ressources humaines ou encore à la direction générale de l’entreprise.
Ce document s’adresse à tous les responsables qui peuvent donner leur avis sur les compétences d’un nouvel employé (salarié en CDD ou CDI, ou stagiaire). Ces personnes peuvent apprécier la capacité du travail à évaluer le fonctionnement interne de l’enseigne ou encore l’onboarding. Ce terme désigne l’intégration des nouvelles recrues au sein de l’entreprise.
La note d’observation critique se révèle bénéfique pour celui qui le fait. En effet, le salarié doit le manier avec habileté. En réalisant une critique constructive et en proposant des solutions adéquates, il peut facilement se faire apprécier de sa hiérarchie.
Quelle méthode utilisée pour produire un rapport d’étonnement ?
La méthode à adopter pour produire ce document dépend de l’employeur. En effet, dans certaines structures, les nouveaux employés sont interrogés de façon informelle. Dans d’autres établissements, ils présentent leur rapport oralement. Toutefois, dans la majorité des cas, la nouvelle recrue doit envoyer un rapport écrit par email ou remplir un questionnaire en ligne. Ce dernier est fourni par les ressources humaines.
Le plus important reste de ne pas se retrouver devant son ordinateur sans savoir organiser ses idées. Comme conseil, le salarié peut écrire un document de 2 ou 3 pages maximum si la forme est libre. Dans ce cas, il fait la liste de ce qui l’étonne, de ce qu’il observe, les points positifs, les points à améliorer, la conclusion et des suggestions.
Exemple de trame pour faire ce document
Voici un canevas à suivre pour réaliser un rapport d’étonnement :
Avis sur le processus de recrutement
Ici, la nouvelle recrue peut aborder les points suivants :
- Lecture de l’annonce ;
- Premier contact ;
- Premières conversations ;
- L’entretien d’embauche ;
- La durée du processus de recrutement ;
- Les aptitudes des interlocuteurs.
Avis sur l’intégration
Il faut donner son impression sur son premier jour de travail, l’équipe, le matériel de travail et les locaux de l’entreprise.
Avis sur le poste et le mode de fonctionnement de l’entreprise
Le salarié doit parler de ce qu’il a appris durant cette période de travail, ce qui l’a étonné, les points à améliorer et les suggestions.
Peut-on formuler des critiques dans un rapport d’étonnement ?
La réponse est affirmative, mais il est essentiel que ces critiques soient constructives. Il faut garder à l’esprit que ce type de rapport n’est pas purement neutre ; il est à la fois un outil d’évaluation de l’organisation et du salarié lui-même. La clé réside dans l’art de la critique constructive : pour chaque « question » (il faut éviter le terme « problème »). Il est également important de suggérer une solution.
Comment obtenir des informations pour enrichir un rapport d’étonnement ?
Voici quelques astuces pour obtenir des données pour réaliser un document réussi :
Le questionnement
En plus d’observer, le salarié ne doit pas hésiter à interroger ses collègues, qu’ils soient dans son service ou dans d’autres départements. Il est important de rester transparent et d’expliquer que les questions sont destinées à l’élaboration du rapport d’étonnement. De même, il ne faut pas oublier que l’objectif n’est pas de rédiger un audit, mais de partager ses impressions et découvertes.
La prise de notes immédiate
Il est recommandé de consigner ses observations au fur et à mesure de ses découvertes. Cela permet de rassembler des informations de manière plus objective, plutôt que de compter sur sa mémoire.
Conseil : il ne faut mentionner personne, ni porter de jugement.
Un rapport d’étonnement ne doit pas inclure de noms ni viser directement des individus. Il est encore plus important de ne pas critiquer négativement les systèmes en place, surtout après une période d’intégration d’à peine trois mois. Sur les sujets délicats, il est préférable d’adopter une approche mesurée : le salarié doit dire par exemple qu’il a du mal à comprendre une situation. Cette formulation sera mieux perçue que de la critiquer frontalement.
Quand doit-on remettre un rapport d’étonnement ?
En règle générale, ce document doit être rédigé à l’issue d’une période d’observation d’environ trois mois suivant une arrivée. Pour conserver l’effet de surprise et d’étonnement, il est important de ne pas trop retarder la remise du rapport. Une rédaction trop tardive risquerait d’entraîner une certaine banalisation des observations.
Pour conclure,
Le rapport d’étonnement peut être un puissant levier d’amélioration continue. Il va au-delà des simples critiques constructives. Il peut identifier des opportunités d’optimisation et de progrès à long terme. Il transforme les observations en actions positives pour l’entreprise.
Plutôt que de se concentrer uniquement sur les faiblesses, il est important de mettre en valeur les forces de l’organisation pour les amplifier. En intégrant les différents services, le rapport devient un outil de collaboration, favorisant l’engagement collectif et facilitant l’acceptation du changement.
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