Comment organiser un séminaire d’entreprise ?

Le séminaire d’entreprise est très utilisé aujourd’hui dans les entreprises pour fédérer les collaborateurs autour d’un projet commun. Pour qu’un tel événement soit une parfaite réussite, une bonne préparation est nécessaire. Pour mieux vous y retrouver, voici des conseils pratiques pour organiser un séminaire d’entreprise.

Séminaire d’entreprise : louez la salle adéquate

La location de la salle de séminaire est une étape fondamentale pour votre événement d’entreprise. En effet, la salle que vous aurez choisie influe énormément sur le bon déroulement de l’événement. Vous devez donc tenir compte de certains paramètres pour faire le bon choix.

Le lieu idéal pour votre salle

Peu importe le lieu choisi pour votre événement, vous trouverez certainement un grand nombre de services de location de salle de séminaire. Pour être sûr de trouver l’endroit idéal, vous pouvez vous rendre sur des plateformes web comme https://www.kactus.com/fr/france/aix-en-provence qui proposent les meilleures salles pour toutes sortes d’événements d’entreprise. Il est possible de trouver une salle de séminaire en plein centre-ville ou à proximité de la gare pour permettre aux participants d’avoir plus de facilité dans leurs déplacements.

Vous avez aussi la possibilité de choisir une propriété, si votre but est de réaliser un séminaire au vert tout en restant proche de toutes les commodités. Et pour passer de bons moments en plein cœur des paysages somptueux, il n’y a rien de mieux que de louer votre salle dans l’une des nombreuses régions naturelles ou montagneuses de la France.

Les caractéristiques de la salle

Avant de louer une salle de séminaire, il est important de bien vérifier tout ce qui se rapporte à l’infrastructure. Elle doit être assez grande pour contenir tous vos invités. Cependant, il faudra éviter de choisir une salle plus grande qu’il n’en faut. Vous devez également considérer la disposition de la pièce. Il est en réalité possible de trouver une salle assez grande pour vos besoins sans que sa conception et sa disposition soient adaptées à l’événement.

Un autre point important est la disponibilité du matériel dont vous avez besoin. Vous devez donc vous assurer de la présence de tables, de chaises, de bureaux et d’autres équipements qui peuvent être indispensables. Vous pourrez aussi avoir besoin de projecteurs, d’écrans ou d’équipements de conférence vidéo ou audio.

La décoration ne doit pas être mise de côté. Il est important que le décor et le style du lieu soient en accord avec le thème et le message que vous souhaitez faire passer lors de votre séminaire d’entreprise.

Définissez le budget

Le budget à allouer est aussi un élément capital pour la réussite de votre événement d’entreprise. Vous aurez donc à prévoir un budget global pour couvrir les principaux postes de dépenses tels que :

• la location de la salle et des équipements nécessaires,
• le transport (qui coûtera plus cher si vous désirez emmener les participants à l’étranger),
• l’hébergement (du camping à l’hôtel 5 étoiles, les prix varient énormément),
• les repas,
• les activités et les transferts.

Le budget est également défini en fonction des diverses formules proposées par les prestataires. Ainsi, le prix sera plus important pour un séminaire qui se déroule sur plusieurs journées que si vous choisissez une formule d’une journée. De la même manière, un événement organisé dans un château ou un manoir engendrera certainement un budget plus conséquent. La cible en termes de participants est également un autre facteur qui peut influer sur le coût du séminaire. Un événement organisé à l’intention des clients importants coûtera forcément plus cher que celui qui s’adresse à vos collaborateurs.

Choisissez une date

C’est en fonction de la date choisie que vous déterminerez la présence ou non d’un maximum de participants. Pour cela, il est important d’éliminer certaines périodes qui peuvent compromettre la disponibilité de ces derniers. Il n’est donc pas trop conseillé de choisir des dates pendant les vacances scolaires, les week-ends de pont ou les jours d’événements sportifs nationaux.

Pour un séminaire qui s’adresse aux salariés de l’entreprise, il est possible de tenir compte de leur planning pour choisir la date. En tant qu’organisateur, vous pouvez aussi proposer plusieurs dates à l’avance à travers un sondage, ce qui offrira une plus grande flexibilité aux participants.

Faites un rétro planning

Le rétro planning est l’une des meilleures solutions pour suivre au fur et à mesure toutes les étapes de votre séminaire d’entreprise. C’est un excellent moyen de s’assurer du bon déroulement des activités prévues. Pour le construire, il faudra lister l’ensemble des tâches préparatoires, tout en marquant leur responsable, la durée estimée, ainsi que leur échéance. On conçoit le rétro planning, en partant du jour J pour remonter le temps jusqu’à la date actuelle. Assurez-vous de faire des points réguliers avec vos collaborateurs, afin de valider les étapes de l’organisation.

Communiquez sur l’événement à venir

Une fois que votre séminaire d’entreprise est terminé, vous devez mettre en place un plan d’évaluation pour vérifier si les objectifs sont atteints. Le but est de permettre aux participants de donner leur avis et de proposer des améliorations sur les prochains événements. Cela peut se faire à travers un formulaire de satisfaction papier ou digital. Vous pouvez également envoyer des mails de remerciement ou tout autre contenu qui vous permettra de maintenir le contact avec les participants.

Thierry Janguin