Création de tampons professionnels : que faut-il savoir ?

Un tampon professionnel désigne un outil incontournable en entreprise, que ce soit pour une petite ou grande entreprise. Il est utile pour certifier et authentifier les documents administratifs. On le retrouve généralement sur les devis, les factures et les bons de commande, ainsi que sur tous papiers officiels de la société. Il est souvent suivi de la signature du chef d’entreprise. Plus d’informations sur le sujet ici.

Quelle est l’utilité d’un tampon professionnel ?

Un tampon professionnel est utilisé en entreprise pour valider les documents administratifs et commerciaux. En général, il porte le logo de l’entreprise. Pour ce faire, il faut opter pour un Tampon en Ligne. En plus du logo, ce dernier peut contenir un texte, une illustration et d’autres informations importantes en lien avec l’entreprise.

Un tampon professionnel avec logo présente plusieurs avantages pour les activités de l’entreprise. En premier lieu, il permet de laisser une empreinte visuelle sur un document professionnel et de faire connaitre l’enseigne auprès des clients. Dans ce cadre, cet outil contribue à améliorer la stratégie de communication.

Un tampon encreur à l’empreinte personnalisée offre aussi un caractère officiel aux documents et incite à la confiance. Il vient renforcer la valeur de la signature du responsable d’entreprise.

Quelles sont les informations obligatoires à mettre sur un tampon professionnel ?

Les informations à insérer sur le tampon professionnel dépendent de son utilisation. En effet, un cachet peut servir à marquer des formulaires ou des documents officiels ou pour faire connaitre l’identité d’une entreprise. Il faut savoir qu’avec un configurateur en ligne, chaque entreprise peut créer facilement son tampon encreur en définissant sa ligne de texte, la couleur de l’encre, les informations importantes, etc.

Un tampon professionnel n’a pas une obligation légale. Mais, il peut se révéler nécessaire sur certains documents tels que les notes de commandes, les factures et les grilles tarifaires. Selon l’article R123-237 du Code de commerce, les informations suivantes doivent obligatoirement figurer sur un tampon encreur :

• Le nom de la société ;
• La forme juridique ;
• Le siège social ou les coordonnées physiques du professionnel ;
• Le numéro d’identification(SIREN, SIRET, code APE, code NAF)
• La mention RCS ;
• Le numéro de TVA intracommunautaire, si l’entreprise mène des activités à l’international.

Il est possible d’ajouter d’autres informations sur son tampon professionnel. Il s’agit de :

• Le nom et le prénom du créateur d’entreprise ;
• Le capital de l’entreprise ;
• Le numéro de téléphone de l’entreprise ;
• L’adresse mail.

Évidemment, les informations à inscrire sur le tampon encreur dépendent de son statut professionnel (artisan, entrepreneur, entreprise, etc.). Bref, les données légales doivent servir à identifier facilement l’entreprise. Mais attention à ne pas surcharger le tampon. Il est conseillé d’inscrire uniquement les données les plus importantes.

Quelques conseils à suivre pour créer un tampon professionnel

La création d’un tampon professionnel n’est pas à prendre à la légère. Voici quelques conseils d’experts pour créer cet outil :

• Analyser les besoins de son entreprise : il est important de savoir ce qui doit figurer sur le tampon encreur. Cela permet de trouver la référence adéquate pour son tampon ;
• Choisir la taille ou le diamètre le plus pratique : pour déterminer la taille convenable, il faut tenir compte de la surface qui va recueillir le marquage du tampon. Par exemple, pour une surface réduite comme une carte de visite, il faut choisir un tampon carré ou rond avec un format de 12 x 12 mm ou de 12 mm de diamètre ;
• Bien choisir la couleur de l’encre : elle doit correspondre à l’utilisation du tampon. Par exemple, le noir est la couleur la plus indiquée pour authentifier les documents officiels. Une entreprise qui souhaite se démarquer et rendre original son tampon peut choisir une couleur différente ;
• Personnaliser son tampon professionnel : il est important de personnaliser le contenu de son tampon. Pour ce faire, il faut inscrire le nom de l’entreprise en haut et les mettre les coordonnées juste en dessous. Les informations importantes doivent être bien visibles ;
• Pour un tampon avec logo, il est préférable de privilégier un format carré ou rond. Cela permet de centrer le visuel.

Quel modèle de tampon choisir ?

Il existe quatre types de tampons encreurs. Les voici :

Les tampons encreurs ordinaires

Ils ont une forme rectangulaire et peuvent contenir un grand nombre d’informations. On peut y insérer le logo, les coordonnées téléphoniques, l’adresse postale, l’adresse mail, etc.

Les tampons encreurs dateurs

Ce type de tampon encreur est utilisé sur les documents qui portent nécessairement la date. Avant de l’apposer, l’utilisateur sélectionne la date adaptée depuis les crans.

Les tampons encreurs carrés

Ils sont adaptés pour contenir peu d’informations : un texte réduit, un logo ou le nom de la société.

Les tampons encreurs ronds

Ce modèle de tampons encreurs est original. Sa forme renforce le caractère du sceau. Il est parfait pour apposer le logo ou le nom d’une entreprise.

Le choix d’un modèle de tampon encreur doit tenir compte de son utilité et des besoins de la société.

Alexandre Hounkpevi