Comment recruter son premier salarié ?

L’emploi d’un premier salarié peut parfois être source de stress pour une structure.

En effet, celle-ci devra supporter la charge financière, structurelle, organisationnelle sur son fonctionnement, mais également sur sa productivité.

Il est donc important de se poser en amont les questions qui permettront une collaboration la plus efficiente possible pour votre structure.

Recruter : quelles sont les étapes préalables ?

Avant de recruter pour la première fois, vous vous demandez sûrement comment recruter efficacement ?

Laissez vous guider étape par étape.

• Définir les besoins : responsabilité, compétences, qualifications nécessaires
• Définir le type de contrat : CDD, CDI, intérim

La durabilité de vos besoins : ponctuels ou permanents, ainsi que le nombre d’heures de travail estimé pour votre salarié vous orientera sur le type de contrat à proposer.

Veillez à bien jauger ceci notamment lors d’un contrat en CDD qui ne peut se faire que dans certains contextes : accroissement de l’activité, remplacement provisoire d’un salarié, si l’activité est saisonnière, suivant la spécificité de la tâche à accomplir, emploi d’ingénieurs ou de cadres dans des conditions spécifiques.

• Réfléchissez à la période d’essai : elle ne pourra pas excéder 2 mois pour les employés, 3 pour les agents de maîtrise et techniciens et 4 mois pour les cadres et ingénieurs.

Elle pourra être renouvelée une fois.

Durant cette période, les 2 parties peuvent rompre le contrat sans donner de motifs et aucune indemnité ne devra être versée.

• Rédiger une offre efficace : il faut qu’elle soit attrayante mais réaliste et qui met en valeur les raisons de votre demande : accroissement d’activité, remplacement d’un collaborateur, …

Expliquez clairement vos attentes concernant les horaires et le rythme de travail souhaité.

Soyez le plus exhaustif et précis possible, cela vous permettre d’attirer à vous le candidat qui correspond le mieux à vos besoins.

• Publier l’offre d’emploi sur des plateformes spécialisées ou généralistes suivant votre domaine d’activité.
• Réaliser des entretiens en veillant à respecter le Code du Travail qui interdit certaines questions qui pourraient ne pas être en lien directe avec le poste à pourvoir.

La rédaction d’une promesse d’embauche pourra faire la différence si votre candidat est prisé par d’autres entreprises.

• Vous devez réfléchir à votre organisation concernant la gestion de la paie.

Etes-vous prêts ?

Faîtes le point sur vos ressources :

L’emploi d’une personne supplémentaire peut coûter cher, c’est la raison pour laquelle il st important d’évaluer le coût mensuel et annuel du type de contrat que vous souhaitez solliciter.

Il existe une simulation sur le site de pôle emploi qui vous permettra d’évaluer celui-ci.

Par ailleurs des aides publiques peuvent vous donner droit à des aides financières dans certaines circonstances : emploi d’une personne demandeuse d’emploi, atteinte d’un handicap, dans des zones en difficultés, …

Le coût global mensuel peut-être estimé grossièrement ainsi : (salaire net mensuel*1.65) ou (salaire brut mensuel *1.4).

Votre lieu de travail :

même si la loi n’impose pas de surface minimum, l’employeur est toutefois responsable du bien-être physique et psychologique de ses employés.

Vous aurez peut-être besoin d’acheter du matériel spécifique : bureau, fauteuil, rallonges électriques, …. Ou bien de réaménager votre espace pour qu’il soit pratique à utiliser.

Les principales obligations administratives liées à l’emploi d’un salarié

• Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) : elle doit être envoyée à l’URSSAF ou à la MSA suivant le secteur d’activité au maximum 8 jours avant la prise de poste du salarié.

Il s’agit d’un formulaire qui va regrouper les différentes déclarations obligatoires.

• Adhérer à caisse de retraite : En fonction de votre secteur d’activité vous dépendrez d’un organisme qu’il vous faudra identifier.

La déclaration préalable à l’embauche que vous aurez fait va vous permettre d’informer les organismes de retraite de votre premier salarié par le biais de formulaire d’affiliation que vous trouverez auprès de l’organisme de retraite dont vous dépendez.

Lorsque l’affiliation sera réalisée vous pourrez alors verser les cotisations retraite de votre employé.

• Adhérer au service de santé au travail et prévoir la première visite médicale : Elle devra être réalisée dans les 3 mois qui suivent la prise des fonctions.

Elle va permettre d’informer le salarié de ses droits de sollicitation de visite médicale, de faire de la prévention notamment sur les risques professionnels et de faire un état des lieux concernant son état de santé lors de la prise de ses fonctions.

• Se renseigner sur la déclaration, sociale nominative : DSN : celle-ci remplace plusieurs déclarations périodiques ou événementielles aux différents organismes ; URSSAF, pôle emploi, caisse de retraite, …
  Elle permet de transmettre de manière dématérialisée l’ensemble des éléments liés à voter employé : salaires, cotisations, déduction fiscale,…

Il vous faudra vous assurer que votre système de gestion de paie soit compatible et vous informer sur les échéances déclaratives obligatoires.

• Inscription de l’employé au registre unique du personnel de votre entreprise.

Ce document permet de garder une traçabilité de toutes les personnes ayant travaillées dans votre entreprise.

Il devra également y être inscrit les stagiaires.

• L’immatriculation du salarié à la CPAM au régime de la sécurité sociale ou à la MSA : il faudra remplir un formulaire d’affiliation disponible auprès de la CPAM ou en ligne

• Affichage dans vos locaux :

Il devra être affichés dans les locaux de votre entreprise les éléments suivants :

• • Instructions de sécurité essentielles
  • Références à la convention collective en vigueur
  • Planning des congés et ordre de départ
  • Document d’évaluation des risques professionnels
  • Coordonnées de l’inspecteur du travail et du médecin du travail
• L’affiliation de l’employeur au régime assurance chômage : une fois enregistré comme employeur auprès de l’URSSAF ou de la MSA et la déclaration préalable à l’embauche remplie vous serez automatiquement affiliés au régime d’assurance chômage de pôle emploi.

Formalisation du contrat de travail

La non-rédaction de celui-ci peut être passible d’une amende de 3750 euros et s’il y à litige, la loi peut décider que par défaut il s’agira d’un C.D.I., il est donc important de veiller à la bonne rédaction de celui-ci.

Il devra contenir les éléments suivants :

• Identité des parties avec une photocopie de la carte vitale et de la pièce d’identité ou d’un titre de séjour valide
• Le type de contrat de travail :
• Le lieu de travail : L’affectation géographique devra être stipulée et tout changement de celui-ci nécessitera l’accord du salarié.

Vous pouvez toutefois inclure une clause de mobilité qui déterminera les zones d’exercice de l’employé. Elle se limitera aux établissements de l’entreprise existants lors de la signature du contrat.

Il devra être précisé ses modalités : moyens de déplacement, moyen d’information du salarié, de manière illimitée ou non.

Cette clause de mobilité ne devra pas être abusive et tenir compte de la situation personnelle de l’employé.

• Les conventions collectives en fixent les règles et la formalisation, il est donc nécessaire de s’y référer.

• La durée de travail : elle pourra être précisée en forfait heure (35 h de travail effectif sauf secteur d’activité spécifique avec un repos quotidien de minimum 11h par jour et d’un repos hebdomadaire de 24h en plus du repos quotidien) ou en forfait jour (au minimum 218 jours avec les mêmes garanties de repos quotidien et hebdomadaire)

• La rémunération : le montant horaire minium devra être respecté (voir smic en vigueur) et peut être agrémentée d’avantages en nature : véhicule de fonction, téléphone, .. et de primes.
• Les fonctions et la description du poste détaillée : si une tâche attribuée à votre employé ne figure pas sur la fiche de poste l’employé pourra être en mesure de la refuser.
• D’autres part, il faudra après signature du contrat par l’employé, son accord pour la modifier ultérieurement.

Veillez donc à la faire de la façon la plus exhaustive possible

• La convention collective applicable : vous pourrez la trouver en fonction du code NAF attribué à votre entreprise lors de la création de celle-ci. Elle a pour fonction d’établir les règles propres à votre secteur d’activité concernant principalement le temps de travail et les règles en application pour les congés.
• Le nom et l’adresse de la caisse de retraite complémentaire

Quelles sont les différentes aides proposées pour l’emploi d’un salarié ?

Suivant la situation de votre employé vous pourrez solliciter des aides spécifiques pour :

• Un demandeur d’emploi
• Une personne en situation de handicap
• Un apprenti
• Un contrat de professionnalisation
• Un saisonnier agricole

Le contexte de l’emploi peut également vous permettre de solliciter des aides en cas de :

• Contrat unique d’insertion (C.U.I.)
• Emploi en zones en difficultés
• Parcours emploi compétences (P.E.C.)

Marion Jullian

Passionnée et diplômée de lettres, l’écriture a toujours fait partie intégrante de sa vie personnelle et professionnelle. A ce jour propriétaire de plusieurs blogs et magazines dont elle produit les contenus, elle est en capacité de traiter et de rédiger sur toutes les thématiques.