Comment créer un formulaire remplissable en PDF ?

Le format PDF est l’un des formats les plus populaires utilisés dans les affaires. Il présente de nombreux avantages, notamment la possibilité de créer des formulaires à remplir qui peuvent être utilisés pour créer des documents RH, des contrats, des accords, des enregistrements et des factures.

L’utilisation de formulaires PDF à remplir réduit la rotation des documents papier et facilite le partage des documents entre collègues ou clients.

La création de formulaires en PDF est possible dans de nombreux programmes. Examinons l’option la plus pratique et la plus abordable : la suite bureautique ONLYOFFICE Docs.

Qu’est-ce que les formulaires ONLYOFFICE ?

ONLYOFFICE Docs vous permet de créer et d’éditer des formulaires à remplir via l’interface de l’éditeur de texte, de sorte que l’ensemble du processus d’édition est très intuitif et simple.

Les formulaires ONLYOFFICE ne sont pas des logiciels séparés. Il s’agit de nouvelles fonctionnalités supplémentaires incluses dans un traitement de texte. En effet, il n’est pas nécessaire de créer le texte d’un document dans une application distincte, puis de le mettre en forme et d’ajouter des champs à remplir dans un autre programme. Son avantage est que vous ne devez pas acheter et installer d’applications supplémentaires comme Adobe Acrobat, par exemple.

Comment créer un formulaire ?

Avec ONLYOFFICE Docs, vous pouvez créer un modèle de formulaire de deux manières :

• À partir de zéro (Créez un nouveau modèle de formulaire)
• À partir d’un document Word existant (ouvrez votre document DOCX au format natif d’ONLYOFFICE DOCXF)

Une fois que vous avez ouvert un document, passez à l’onglet Formulaires. Vous y êtes proposé de choisir le type de champ remplissable :

• Champs texte pour saisir des réponses simples textuelles ;
• Boîtes combo pour choisir une option dans une liste déroulante ou saisir une réponse personnelle ;
• Listes déroulantes pour sélectionner une option parmi les options prédéfinies ;
• Cases à cocher pour créer plusieurs sélections ;
• Boutons radio pour créer une liste de plusieurs options mutuellement exclusives ;
• Images pour ajouter des images ou des photos ;
• Adresses e -mail pour saisir le nom d’une boîte aux lettres électronique ;
• Numéros de téléphone pour entrer le numéro utilisé pour contacter une personne ou une entreprise spécifique ;
• Champ complexe pour créer un champ unique réunissant des fonctions de différents types de champ, par exemple, un champ de texte, une liste déroulante, une case à cocher ou un bouton radio.

Après avoir ajouté un champ, vous pourrez voir et modifier ses propriétés dans la barre latérale droite. Lorsque vous ajoutez un champ, ses propriétés s’affichent dans la barre latérale de droite. Selon le type de champ, les paramètres suivants sont disponibles :

• Clé permet de regrouper plusieurs champs pour le remplissage en simultané ;
• Espace réservé est le texte d’information affiché dans le champ non rempli ;
• Tag permet de travailler avec des champs en mode automatique, en montrant des informations textuelles aux autres co-éditeurs ;
• Conseil est un message textuel qui s’affiche lorsque le pointeur de la souris survole le champ.

Pour les listes déroulantes et boîtes combo, s’ajoute le paramètre des valeurs où il est possible de saisir les options à choisir.

Si vous utilisez un champ de texte, vous pouvez aussi limiter le nombre de caractères qui peuvent y être saisis, activer la saisie de texte sur plusieurs lignes, fixer la taille du champ, appliquer l’utilisation de symboles spécifiques et définition le format nécessaire : None, Chiffres, Lettres, Masque arbitraire (pour les numéros de téléphone), et Expression régulière (par exemple, pour les e-mails).

Ainsi, les utilisateurs peuvent facilement mettre en forme le texte dans les champs, ajuster les couleurs de bordure/arrière-plan, déplacer et faire pivoter les champs, etc.

Après que vous avez ajouté tous les champs, vous pouvez afficher le formulaire prêt et vérifier si tout est bien. Cliquez sur l’aperçu dans la barre d’outil supérieure de l’onglet Formulaires.

Si tout est OK, cliquez sur l’onglet Fichier, Télécharger comme et sélectionnez PDF. L’enregistrement du fichier dans le format populaire PDF permet de remplir le document avec les logiciels standard. La possibilité de créer des fichiers au format PDF fait ONLYOFFICE un véritable concurrent d’Adobe et d’Abbyy dans ce contexte.

En outre, ONLYOFFICE Docs propose autres formats à votre choix OFORM ou DOCXF. Le premier est également un nouveau format conçu pour l’envoi de formulaires à remplir en ligne. Dans ce format, l’utilisateur ne peut remplir que les champs, le texte lui-même ne peut pas être modifié. Enregistrez le formulaire au format DOCXF au cas où vous prévoyez de continuer l’édition de document.

Qu’est-ce qu’ONLYOFFICE apporte en plus ?

ONLYOFFICE Docs est une suite bureautique en ligne qui vous permet de modifier et de collaborer sur des documents, des feuilles de calcul, des présentations et des formulaires à remplir via le navigateur Web. Vous pouvez également afficher et convertir des fichiers PDF et DjVu à l’aide du lecteur intégré fourni avec les outils de navigation les plus essentiels.

L’un des plus grands avantages de ONLYOFFICE Docs est la compatibilité avec les format Microsoft Office. Cela permet de travailler avec des fichier DOCX, XLSX et PPTX sans distorsion.

Comme toute suite bureautique moderne, ONLYOFFICE Docs est équipé d’un ensemble complet d’outils collaboratifs. Plusieurs personnes situées à différents endroits peuvent créer le même document en même temps, le commenter, suivre les modifications et l’historique des versions. ONLYOFFICE intègre la solution française Rainbow ainsi qu’à Jitsi. Ainsi, le travail collaboratif dans les rédactions est complété par la possibilité de faire des appels audio et vidéo directement dans l’interface pour discuter des détails.

ONLYOFFICE Docs est une suite bureautique flexible, car elle est capable d’intégration. Cela vous permet de le connecter à la plateforme que vous utilisez déjà dans votre entreprise : Jalios, Maarch Courrier, Pydio, Talkspirit, Nextcloud, GoFast, eXo, Seafile, ownCloud, SharePoint, Drupal, Nuxeo, Alfresco, Plone, Confluence, etc.

Comment obtenir ONLYOFFICE ?

ONLYOFFICE Docs dans la version gratuite communautaire et la version pour les entreprises. L’essai gratuit de 30 jours vous permettra de tester ONLYOFFICE Docs et l’envisager comme une option possible.

Marion Jullian