Arkevia : zoom sur un coffre-fort numérique pour fiche de paie
20/05/2022La dématérialisation des processus administratifs et plus particulièrement de la gestion de la paie est un fait aux multiples avantages pour les entreprises. Ce faisant, elles doivent s’assurer que leurs archives sont conservées sur des plateformes sûres et parfaitement ergonomiques pour les utilisateurs. C’est là que se révèle toute l’importance du coffre-fort numérique. Cet article vous fait le point sur Arkevia coffre-fort numérique, spécialiste de l’archivage des fiches de paie.
Les bulletins de paie électroniques et les espaces de stockage numérique
Les bulletins de paie électroniques ont été instaurés pour la première fois dans les années 2000. Plus particulièrement, en France, c’est en 2009 que l’on assiste à leur vulgarisation et à leur utilisation par de nombreuses firmes. Bien entendu, ils ont pour but de permettre aux salariés d’avoir leur fiche de paie de façon dématérialisée.
Mais, c’est en 2016 que la législation a défini un cadre réglementaire concernant l’usage des bulletins de paie numérique. En effet, la loi Khomri du 8 août de cette année-là a donné plus de détails sur ce nouveau phénomène de dématérialisation. Il y est noté entre autres que l’employeur est tenu d’informer le salarié de la distribution de sa fiche de paie via un coffre-fort numérique. Par contre, il n’a pas besoin de son approbation pour prendre une telle mesure.
Cette vulgarisation de l’utilisation des bulletins de paie a fait apparaître un autre besoin. Celui du stockage numérique, en quelque sorte comme un archivage virtuel permettant de les classer et de les conserver. C’est l’instauration des services de vente ou de location de coffres-forts numériques tels qu’Arkevia aux sociétés.
Généralités sur le coffre-fort numérique Arkevia
Vous l’aurez compris, Arkevia n’est rien d’autre qu’un espace de stockage numérique très sécurisé. Il a été conçu afin de permettre aux entreprises d’y conserver toute sorte de documents importants et confidentiels tels que les fiches de paie. D’autres documents pouvant y trouver de la place sont notamment les factures, les pièces d’identité, les documents officiels de la société, etc.
Arkevia est spécialement conçu selon le respect de la réglementation sur les coffres-forts virtuels d’archivage numérique en France. Lorsqu’un salarié est nouvellement employé dans une boîte utilisant Arkevia pour l’envoi des fiches de paie, il peut refuser cette option. Mais dans ce cas, il doit indiquer à son employeur dans un délai de 30 jours qu’il préférerait les recevoir sur format papier.
En savoir plus sur le fonctionnement du coffre-fort numérique Arkevia
Les options qu’octroient les coffres-forts numériques tels qu’Arkevia aux employeurs diffèrent de ceux des employés.
Pour l’employé
Toutes les fois qu’une fiche de paie ou un document partagé lui est adressé, Arkevia envoie une notification à l’employé par email. À la suite de cela, il peut se rendre dans son espace personnel grâce à ses identifiants. Il pourra alors consulter les nouveaux documents qui y sont déposés.
Arkevia offre la possibilité à ses utilisateurs de créer des répertoires personnels pour gérer de façon optimale leurs documents électroniques. Grâce à ce cloud, ils peuvent aussi, à son tour, partager ses fichiers ou les télécharger au format PDF s’il le souhaite.
Pour les employeurs
Lorsqu’une entreprise ressent la nécessité d’un espace virtuel privé de stockage sécurisé, il pourra souscrire aux services d’Arkevia, ce coffre-fort numérique conçu selon les normes de la législation française. Ainsi, peut-il y disposer des documents personnels ou même ceux qu’ils souhaitent partager avec ses collaborateurs.
Quelques avantages de Arkevia
Adopter Arkevia, tout comme tout cloud de stockage de fiches de paie, suggère de nombreux atouts aux utilisateurs. Voici les principaux.
Assure la protection et l’archivage des documents
Le premier rôle de tout coffre-fort numérique, c’est de conserver des données précieuses (ici les fiches de paie et autres documents importants). N’étant pas sur support papier, ils sont surtout protégés des incendies, des inondations, des vols, etc.
Ces documents sont également conservés grâce au cloud dont disposent les coffres-forts numériques. Ainsi, ces derniers assurent le rôle de stockage des fiches de paie des employés. Ceci, quel que soit leur nombre. C’est là, la fonction d’archivage d’Arkevia. Les documents sont conservés pendant un demi-siècle, aidant assurer une meilleure traçabilité au fil du temps.
En plus, les systèmes de sécurité numérique que l’outil de stockage suggère permettent aux salariés et même à l’entreprise de ne pas perdre ces données à cause des virus et autres logiciels malveillants.
Les documents conservent leurs valeurs et leur authenticité
Les documents administratifs et les fiches de paie conservés virtuellement sur Arkevia ont la même valeur que les documents papier originaux et physiques. Ce sont des paperasses à valeur juridique et à valeur probante. Il ne s’agit pas juste de copie numérique.
Le service RH est moins surchargé et les salariés sont indépendants
Utiliser un outil comme Arkevia permet aux services des ressources humaines de gagner un temps précieux et d’avoir moins de tâches. En effet, ils n’auront plus à imprimer (et parfois en plusieurs exemplaires) certains documents.
En outre, grâce à Arkevia et aux coffres-forts numériques similaires, les employés peuvent consulter leurs documents quand ils le souhaitent… En week-end, en pleine nuit, et quel que soit l’endroit où ils se trouvent, ils ont accès à leurs informations. Même lorsqu’ils ne font plus partie de l’entreprise, ils peuvent toujours avoir accès à ces données qui leur sont personnelles. Il leur suffit de disposer d’une connexion Internet et d’un smartphone/tablette/ordinateur.
Autres avantages liés à l’utilisation d’Arkevia
Entre autres atouts liés à l’usage de ce coffre-fort numérique, on peut citer :
- Une démarche écologique et innovante de la firme ;
- La réduction des coûts relatifs à l’impression ;
- Une meilleure expérience du salarié…
