Les entreprises sont de plus en plus attirées par des solutions flexibles et bénéfiques. L’e-procurement est un processus qui consiste à s’approvisionner en ligne. À la différence du e-commerce classique, cette solution est utilisée uniquement pour le commerce BtoB. Dès lors, la transaction se fait entre les entreprises-clients et les fournisseurs. Cette solution étant bénéfique pour les deux parties, elle s’intègre facilement dans les entreprises.
Comment fonctionne l’e-procurement en entreprise ?
Lorsqu’une entreprise opte pour l’utilisation de l’e-procurement pour optimiser ses transactions commerciales, cela implique un certain nombre de réalités. Cette solution fait référence à l’approvisionnement en ligne par les entreprises auprès des fournisseurs. Ce système requiert un mode de fonctionnement bien établi pour permettre un échange efficace entre les différents partis.
C’est un processus qui consiste à centraliser la gestion des achats et des approvisionnements grâce à une plateforme digitale. De ce fait, il existe des logiciels spécialement conçus pour gérer ces transactions. En revanche, certaines tâches sont automatisées, c’est ce qui fait la différence entre l’e-procurement et un achat en ligne classique.
La dématérialisation des échanges entre clients et fournisseurs
À partir de la plateforme digitale, de nombreuses transactions peuvent être effectuées pour améliorer votre expérience. Il est possible de faire une dématérialisation complète ou partielle de certaines tâches. Ces solutions sont de ce fait dédiées uniquement au commerce BtoB. C’est pourquoi tout se passe entre une entreprise et un fournisseur.
La dématérialisation peut être faite sur la gestion de la facturation ou sur la gestion de l’expédition des commandes et du paiement. Avec l’accès direct au catalogue des produits en ligne, au site marchand B2B ou au punch-out, l’entreprise est en contact continu avec le fournisseur.
Le workflow de validation des commandes
Les logiciels d’e-procurement intégrés dans la plateforme client sont ceux sélectionnés en commun accord par le fournisseur et le client. Cela permet d’avoir une vision claire du workflow de validation des commandes. Dans un tel processus d’échange, les différents documents sont transmis sous forme de fichier électronique.
De cette façon, tout passe au crible et rien n’est laissé au hasard. Ces documents concernent les devis, les bons de commande, la facturation, les contrats et bien d’autres. L’équipe d’achat de l’entreprise est guidée par le workflow de validation d’achat d’entreprise. Cela permet d’automatiser une partie du processus d’approvisionnement.
Le logiciel d’achat en e-procurement
Parmi les logiciels mis à disposition par l’e-procurement, il y en a qui sont spécialement conçus pour l’achat. À partir de ce logiciel, toutes les informations concernant les produits disponibles chez le fournisseur et les différentes promotions en cours sont disponibles. C’est alors un système relativement simple qui s’apparente au e-commerce des particuliers sauf que cela se fait uniquement en BtoB.
En effet, c’est en fonction de la stratégie d’entreprise que le système d’approvisionnement est intégré et géré par l’e-procurement. C’est possible grâce aux fonctionnalités de gestion d’entreprise donnant la possibilité d’intégrer un workflow d’achat automatisant certains processus. Grâce à l’accès facile aux catalogues en ligne, l’équipe d’achat de l’entreprise peut comparer les prix, afin de choisir les plus bénéfiques.
Quels sont les avantages du e-procurement ?
L’e-procurement se développe, car les chefs d’entreprise y trouvent un réel avantage. C’est bénéfique autant pour les fournisseurs que pour les entreprises qui font les achats. La gestion de contrat et de la facturation est facilitée par les solutions d’e-procurement. Les avantages de l’e-procurement en entreprise se font sentir particulièrement dans le service achat.
Gain considérable de temps et d’argent
C’est très intéressant pour une entreprise de faire des économies en temps et en argent par la même occasion, juste en adoptant une seule solution. En effet, le fait que tout se passe en ligne réduit les papiers administratifs à gérer. Il en va de même pour le temps que cela aurait pris pour parvenir aux fournisseurs s’il fallait passer par la Poste.
Cela représente alors un gain de temps considérable, autant que le processus de commande qui s’effectue directement en ligne. L’e-procurement permet d’effectuer des commandes qui sont tout de suite validées et facturées sans attendre. De plus, avec le besoin en main-d’œuvre qui est faible, les coûts financiers sont significativement réduits.
Automatisation du processus et offres à portée de main
Avec l’e-procurement, vous savez tout de suite si un produit est disponible ou non. Il est plus facile d’accéder aux offres et de faire votre choix sur les catalogues. Vous avez une plus large possibilité de personnaliser vos commandes pour avoir exactement ce dont vous avez besoin.
D’un autre côté, ces solutions proposent une automatisation du processus d’achat en définissant un workflow. Cela facilite le travail de l’équipe d’achat qui l’aurait fait manuellement s’il n’était pas automatisé. Avec le système de reporting que cette solution propose, vous avez une vue d’ensemble sur la situation d’achat de l’entreprise.
Transparence sur les produits et services
Le plus souvent, il n’est pas possible de renseigner toutes les informations sur le catalogue papier, car il n’y aurait pas assez d’espace. Le catalogue en ligne offre une large option de découverte aux entreprises pour permettre une meilleure transparence. Avec la foire aux questions (FAQ) par exemple, les clients ont des réponses à leurs préoccupations sans avoir à attendre qu’un responsable se libère pour s’occuper d’eux. Toutes les informations concernant les produits sont mises à jour en temps réel. Avec cette version, les erreurs peuvent être instantanément corrigées, contrairement à la version papier. Une autre option très intéressante sur ces catalogues numériques est la possibilité de faire une recherche personnalisée pour un produit bien spécifique. Cela permet de filtrer les résultats pour gagner en temps. Cette solution représente un gain énorme pour l’entreprise qui dispose de peu de temps pour répondre aux besoins de sa clientèle.
En conclusion, l’e-procurement se développe en entreprise pour de nombreuses raisons. En effet, l’économie financière et le gain de temps sont deux perles très recherchées par les entreprises. De plus, la transparence ainsi que l’automatisation des processus sont assez bénéfiques, autant pour les clients que pour les fournisseurs.
