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Organisation d’un séminaire à Lyon : les conseils clés pour réussir l’évènement

Organisation d’un séminaire à Lyon : les conseils clés pour réussir l’évènement

Dynamique, infrastructure de qualité, situation géographique exceptionnelle… Lyon est une ville propice à l’organisation de séminaire. Mais pour réussir un tel évènement dans la Cité des Gones, il est important de prendre les bonnes décisions. Voici 4 précieux conseils pour organiser avec succès un séminaire à Lyon.

Trouver un cadre adéquat

Il existe de nombreuses salles dédiées à l’organisation de séminaire à Lyon. Mais comment trouver le cadre adéquat ? L’une des solutions simples consiste à consulter des plateformes spécialisées comme https://www.aleou.fr/. Pour choisir, il convient de tenir compte de certains paramètres.

S’il s’agit d’un évènement à caractère confidentiel, il faut privilégier un cadre discret insonorisé. Aussi, est-il important que le lieu où va se tenir le séminaire à Lyon soit accessible à tous les participants, y compris aux personnes à mobilité réduite.

Un autre élément qui caractérise le cadre adéquat, c’est le nombre de participants. Il va de soi que le lieu doit être assez spacieux si l’effectif est important.

Informer les participants

C’est une étape clé pour organiser avec succès un séminaire à Lyon. Pour s’assurer de la présence de tous les participants à l’évènement, l’idéal est de leur envoyer une invitation quelques semaines à l’avance. Expédier tôt les faire-part permet aux participants de mettre cela dans leur programme.

L’invitation peut être adressée aux participants via un email, une carte physique ou un appel téléphonique. Peu importe le canal utilisé, il faut souligner que l’invitation doit être explicite, c’est-à-dire indiquer la date, le lieu et le thème.

Quelques jours avant le début du séminaire, il est conseillé d’envoyer un message de rappel à tous les participants et solliciter une réponse de leur part. Cela permet de connaître à la précision près le nombre de participants et ainsi d’effectuer les derniers réglages pour parfaire l’organisation.

Élaborer le planning du séminaire

Un séminaire est décliné en activités permettant d’atteindre l’objectif final. Pour éviter l’improvisation et surtout pour qu’il y est une certaine corrélation entre les activités, il convient d’établir une feuille de route. Celle-ci doit :

  • préciser les dates clés pour réaliser chaque tâche ;
  • indiquer l’ordre de passage des activités ainsi que des conférenciers ;
  • fixer la durée de chaque activité ;
  • énoncer les moments de pause et leur durée ;
  • mentionner les réservations, les confirmations à effectuer.

Petite précision, le planning du séminaire n’est pas immuable. En effet, il peut être modifié autant de fois que nécessaire afin que tout se passe dans les meilleures conditions. Cela signifie qu’il doit être passé en revue régulièrement.

Sélectionner les prestataires

Le lieu, la date, le nombre de participants… Maintenant que toutes ces données sont connues et définies, il faut passer à la sélection des prestataires qualifiés et fiables.

À Lyon, plusieurs agences évènementielles proposent ce type de service. Pour choisir celle qui va contribuer à la réussite de l’organisation du séminaire à Lyon, il faut lui adresser une short list de questions :

  • Comment présentez-vous vos budgets ?
  • Avez-vous un type d’évènement comme domaine de prédilection ?
  • Avez-vous déjà travaillé une fois sur l’évènement que nous organisons dans quelques jours ?

Les réponses à toutes ces interrogations vont permettre à l’organisateur d’avoir une idée précise sur le profil de l’agence et de prendre la bonne décision.

Rédacteur web depuis de nombreuses années, je suis avant tout un passionné du monde de l’entreprenariat. Je dispose de bonnes connaissances SEO, et mets mes compétences rédactionnelles au service de sujets B2B d’actualité et pertinents.

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