Le coffre-fort électronique Arkevia représente un espace de stockage sécurisé des documents professionnels et personnels. Il a l’avantage de protéger ces documents contre les pertes et le vol. Ses utilisateurs peuvent y sauvegarder leurs bulletins de paie, des documents produits par TEAMSRH ou tout autre document importé au format électronique : leurs pièces d’identité, leurs diplômes, leurs factures, ou autres documents personnels. Plus d’informations sur Arkevia ici.
Présentation du coffre-fort Arkevia
Arkevia désigne un coffre-fort numérique dans lequel une entreprise peut stocker tous types de documents : fiches de salaire, documents officiels, factures, pièces d’identité, etc. Il permet notamment de réduire les risques de perte des documents électroniques grâce à son espace fiable, robuste, sécurisé et conforme aux normes RGPD et règles légales.
Cet outil numérique est développé par la société anonyme CEGEDIM, une entreprise qui propose des services relevant de la problématique d’externalisation et d’échange dématérialisé.
Comparé à un papier, Arkevia offre les avantages suivants :
- protection des documents numériques sur un espace personnel ;
- accès aux données stockées à tout moment ;
- les documents dématérialisés ont la même valeur juridique que les documents papier officiels et originaux ;
- une longue durée de conservation allant jusqu’à 50 ans, ce qui assure une meilleure traçabilité ;
- réception des bulletins de paie en format PDF et des documents annexés au bulletin.
Autre avantage par rapport au papier, Arkevia est accessible en illimité (24 h/24 et 7 j/7). Les utilisateurs peuvent y accéder depuis le lieu de travail ou depuis leur domicile. Ils ont juste besoin d’une connexion internet. La plateforme peut être utilisée sur un ordinateur, une tablette ou encore un Smartphone.
Fonctionnement du coffre-fort Arkevia
Arkevia est un logiciel conçu à la fois pour les entreprises et pour les salariés.
Les entreprises
Arkevia est un écosystème numérique qui permet aux entreprises de conserver des documents numériques importants. Ces documents peuvent être partagés avec leurs employés. La plateforme les archive et les conserve dans son espace sécurisé et fiable.
Quant à la capacité de stockage, l’entreprise devra se rapprocher de Arkevia pour la déterminer en fonction de ses besoins.
Un élément important : l’employeur doit informer ses salariés de la distribution des bulletins de paie sous format électronique.
Les salariés
Avec Arkevia, les salariés peuvent accéder à tous les bulletins de paie déposés par leur employeur. Ils ont aussi la possibilité de créer des répertoires afin d’ordonner leurs documents sur la plateforme.
Un employé peut également utiliser Arkevia pour partager des documents avec un tiers ou encore les télécharger au format PDF.
Bien évidemment, ces documents sont confidentiels et ne peuvent en aucun cas être vus par n’importe qui. Arkevia possède pour cela un espace de stockage sécurisé.
Les Avantages du coffre-fort Arkevia
La technologie mise sur pied par CEGEDIM bénéficie d’un excellent niveau de sécurité. Il possède aussi une bonne capacité qui lui permet de supporter une quantité de données importante.
Arkevia est doté de plusieurs fonctionnalités qui rendent pratique l’outil. Il s’agit de:
- envoi des notifications mail à chaque réception d’un nouveau document ;
- archivage et consultation des documents tels que les bulletins de paie ;
- création des répertoires et des nouveaux dossiers par le salarié ;
- mise en place d’un espace de stockage à un tiers ;
- conservation de ses identifiants même après un départ de l’entreprise.
Le coffre-fort électronique Arkevia permet aussi de digitaliser la gestion documentaire d’une entreprise. En effet, il favorise l’optimisation des processus RH d’édition et de distribution des documents. Il contribue aussi à réduire les coûts de distribution des documents. Ainsi, il offre un gain de productivité considérable à la société.
De même, les documents présents sur la plateforme sont juridiquement opposables. Avec ce coffre-fort numérique, la gestion des documents des ressources humaines devient plus fluide et simple.
Aux entreprises, Arkevia constitue un excellent moyen pour sauver la planète en optant pour la dématérialisation des documents. En plus, il s’agit d’une solution entièrement gratuite.
Par ailleurs, Arkevia offre l’avantage des signatures électroniques. Chaque salarié a droit à un espace de stockage personnel de 1 Go.
Suppression des fichiers sur Arkevia : est-ce possible ?
Certains fichiers peuvent perdre de la valeur avec le temps. Arkevia permet à ses utilisateurs de supprimer certains documents inutiles de leur compte personnel. Pour ce faire, ils doivent:
- se connecter à leur espace personnel ;
- déplacer le document vers le dossier intitulé Corbeille.
Il est important de préciser que l’utilisateur ne doit pas cliquer sur l’onglet Supprimer. Dans ce lot de documents supprimables, les bulletins de salaire n’en font pas partie.
Comment accéder à un compte Arkevia ?
Pour les nouveaux utilisateurs, la procédure de connexion à un compte Arkevia se révèle très simple :
- se rendre sur la page de connexion myarkevia;
- insérer ses données de connexion pour se connecter à son espace personnel. L’identifiant et le mot de passe sont validés lors de l’inscription.
Si les informations d’identification sont justes, l’écran de connexion s’affichera. En cas de difficultés de connexion, il faut contacter le service clientèle ou utiliser les options de dépannage.
Par ailleurs, avant d’accéder aux fichiers stockés sur la plateforme, Arkevia exige un code secret arkevia. Il est fourni lors de la création de comptes. Les utilisateurs qui ont du mal à le retrouver peuvent regarder en bas de leur fiche de paie. Il s’y trouve.
