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7 façons d’aider votre équipe à mieux gérer sa charge de travail

7 façons d’aider votre équipe à mieux gérer sa charge de travail

Afin d’éviter que vos collaborateurs soient submergés par leur travail, votre rôle de leader dans ces circonstances consiste à anticiper cette situation. Vous devez en effet prendre les dispositions nécessaires afin de maintenir la productivité au sein de votre entreprise.

Déléguez des tâches efficacement

Il est impossible pour un manager de réaliser tout seul toutes les tâches liées à la réalisation d’un projet. Cependant, la délégation n’est pas toujours facile surtout pour un leader fraîchement promu. Pourtant, cela permet de motiver vos collaborateurs, de les responsabiliser et par conséquent de les mettre en confiance. De plus, vous maîtriserez mieux votre temps afin de vous focaliser sur les priorités de l’entreprise. Toutefois, il est important de choisir le profil le plus adapté pour chaque tâche, selon les compétences de chacun. Vous devez en effet vous assurer que le collaborateur possède les capacités nécessaires liées au travail à accomplir.

7 façons d’aider votre équipe à mieux gérer sa charge de travail

Faites en sorte que vos employés acquièrent de nouvelles compétences au travail

Il existe des Actions de Formation En Situation de Travail (AFEST) auxquelles vos employés peuvent prétendre. Le formateur est amené à travailler au sein de l’entreprise pour apporter, au salarié en formation, son expertise à l’aide d’une pédagogie adaptée. La loi du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel est le précurseur de ce type de formation sur le lieu de travail. Vous pouvez obtenir plus d’informations sur les formations de formateur AFEST et les modalités.

Quoi qu’il en soit, un salarié que vous formez au sein de votre entreprise sera plus motivé, plus productif et plus épanoui sur le plan professionnel. Il bénéficie d’une certaine légitimité qui entretient son bien-être au travail. Or, ce facteur est un gage de développement de votre entreprise.

Communiquez régulièrement et ouvertement avec votre équipe

Une bonne communication est le meilleur moyen de créer une bonne cohésion d’équipe et de résoudre les problèmes, s’il y en a. Elle permet de :

  • faciliter les échanges entre le manager et son équipe,
  • maintenir un climat apaisé et une bonne ambiance au sein de l’équipe,
  • motiver les membres de l’équipe et les inciter à s’impliquer davantage,
  • découvrir de nouvelles idées et innover.

Pour réussir à l’instaurer, vous devez adopter une certaine conduite en tant que manager. Par exemple, la porte de votre bureau doit être constamment ouverte pour manifester votre disponibilité. De plus, vous devez instaurer des moments de discussions informelles, hors temps de travail, afin d’inciter vos collaborateurs, même les plus réservés à s’exprimer. Il peut s’agir d’un afterwork par exemple. Enfin, veillez toujours à l’organisation de l’entretien annuel. C’est l’occasion pour vous de discuter avec tous vos collègues. Cet échange permet d’améliorer la cohésion de votre équipe, car elle est basée sur ses forces et ses faiblesses.

Dressez une liste de priorités et respectez-la

Les objectifs liés à un projet peuvent être nombreux et nécessiter plus ou moins d’effort. Pour les hiérarchiser, commencez par dresser la liste de toutes vos tâches afin d’évaluer la pertinence et l’urgence de chacune d’entre elles. Cela vous permet d’avoir un aperçu global de tout ce que vous avez à faire dans le cadre de votre projet. Triez ensuite vos obligations en fonction des délais et de leur importance. Vous identifierez ainsi plus facilement les tâches dont les échéances sont proches et celles qui s’inscrivent plutôt dans les objectifs à long terme. Vous pourrez alors les classer en fonction de ce critère puisqu’il définit en partie l’ordre de priorité.

Enfin, checkez votre liste une dernière fois en tenant compte, cette fois-ci, du classement suggéré par Stephen Covey. Pour cet homme d’affaires de renom, les tâches peuvent en effet être classées en 4 catégories en fonction de la relation entre l’importance et l’urgence. Pour lui, les travaux importants et urgents doivent être effectués en priorité. Viennent ensuite les tâches importantes, mais non urgentes. En troisième place, il suggère que les tâches urgentes, mais non importantes soient exécutées. Enfin, en dernière position, les tâches ni urgentes ni importantes. Cependant, celles-ci peuvent être retirées de votre liste, car elles n’aboutissent à aucun objectif.

Fixez-vous des délais et respectez-les

Les échéances sont quasi incontournables dans l’exécution d’un projet, quel qu’il soit. Au sein de votre équipe, si la bonne communication est installée, le problème ne se pose pas véritablement. En tant que manager, vous donnez les instructions à vos collaborateurs et vous les accompagnez dans la réalisation de leurs tâches respectives. Néanmoins, vous devez veiller à la clarté de vos consignes et en préciser explicitement les dates. Vous pouvez également y associer des objectifs précis pour inciter vos collègues à répondre plus promptement. Cela permet d’anticiper les tâches et de rester concentré sur ses objectifs. D’où l’importance de fixer des délais.

Cependant, il faut formuler votre demande comme une requête et non comme une injonction. L’ego humain en est naturellement flatté. Vous devez également respecter vos propres délais pour inciter les autres à en faire autant. Vous donnez ainsi l’exemple, car cela est primordial pour votre crédibilité et l’image de votre entreprise. La satisfaction de vos clients facilite leur conversion en ambassadeurs. Ils vous recommanderont à leurs proches et à d’autres clients. Par conséquent, votre portefeuille s’agrandira et vos revenus augmenteront. En revanche, les frustrations qui résultent du non-respect des délais peuvent vous faire perdre votre clientèle.

Divisez les grands projets en petites tâches

Un projet vu dans sa globalité est un ensemble d’objectifs qui peuvent être subdivisés en tâches. Sa décomposition en microprojet vous permet d’être productif dans la durée. Pour un projet annuel par exemple, les objectifs peuvent être mensuels tandis que les tâches peuvent être hebdomadaires. Toutes les semaines vous devrez ainsi faire le point des tâches accomplies dans le cadre de votre projet. Cela vous permet de savoir comment optimiser la gestion de vos projets et de rester cohérent afin d’atteindre vos objectifs de manière plus efficace.

Par ailleurs, il existe deux manières d’opérer cette démultiplication : la méthode manuelle et la méthode numérique. La première est la plus simple et ne nécessite qu’une feuille blanche et un crayon à papier. Elle consiste à diviser la feuille de papier en 5 colonnes représentant chacune 1 objectif du projet. Dans chacune d’entre elles, vous pouvez mettre les tâches en tirets. La deuxième méthode, quant à elle, consiste à utiliser un logiciel de gestion de projet. Le plus simple est Excel. Le principe est le même, sauf qu’ici, vous avez plus d’espace et plus de facilité à effacer et à reprendre. Imprimez votre travail et gardez-le pour l’avoir tout le temps sous les yeux, ceci est important.

Restez organisé et gardez la trace de ce qui doit être fait

Bien s’organiser est le meilleur moyen de se simplifier la vie et rendre l’exécution des tâches plus fluide. Une bonne organisation permet de mieux s’adapter aux objectifs et d’éviter les improvisations. Elle vous aide à gérer votre temps et celui de vos collaborateurs. Cela passe par la définition d’un nombre optimal de tâches par jour avec une estimation de temps pour chacune d’elles. Il est conseillé de ne pas excéder quotidiennement 5 tâches afin de rester raisonnable et d’atteindre doucement, mais sûrement vos objectifs.

Par ailleurs, il est important de conserver les traces de vos objectifs afin d’en consulter les détails et ne rien oublier. De cette manière, vous attribuez les tâches au meilleur moment pour respecter vos échéances. Dans le cas contraire, vous pourriez oublier une tâche importante, ce qui impactera l’atteinte de vos objectifs. Vous avez à présent toutes les clés en main pour aider votre équipe à gérer au mieux sa charge de travail.

“Engagé dans le secteur numérique depuis de nombreuses années, je dirige une entreprise française spécialisée dans l’amélioration des stratégies digitales. Animé par ma passion pour l’univers digital, je partage à travers mes écrits des conseils et des réflexions, offrant une perspective pratique forgée par des années d’expérience dans cette sphère en constante évolution.”

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